Camp créatif : la checklist pour tout organiser
Un camp créatif demande plus qu’une table remplie de crayons. Il faut réserver la salle, structurer le programme, suivre les inscriptions et préparer chaque atelier séparément. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement du matériel. Elle attire aussi l’attention sur les points souvent réglés trop tard : allergies, contacts d’urgence, impressions, alimentation au frais et postes de travail prêts avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Établir le programme
2 personnes
Créer les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Imprimer la liste des participants
Imprimer les feuilles de travail
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier le matériel créatif
2 personnes
Préparer les postes de travail
2 personnes
Préparer la musique
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Inspecter la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Recouvrir les tables de travail
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
Préparer le matériel par atelier
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer le café et le thé
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
Animer le jeu de présentation
3 personnes
Animer l’atelier de dessin
3 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Animer l'atelier de peinture
3 personnes
Nettoyer les tables de travail entre deux utilisations
2 personnes
Animer l’activité cuisine
4 personnes
Installer le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Animer l’atelier de collage
3 personnes
Présenter les travaux
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Départ et départ de l’hébergement
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Table d'inscription
- Tabourets de travailqté 6
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Petits bolsqté 12
- Saladiers de serviceqté 8
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
- Bouilloireqté 2
- Plaques de cuissonqté 2
- Appareil photo
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Verres doseursqté 3
- Saladiersqté 6
- Casserolesqté 3
- Louchesqté 6
Décoration
- Guirlandes en papierqté 6
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 40
Matériel créatif
- Carnets de croquisqté 36
- Crayons à dessinerqté 40
- Sets de crayons de couleurqté 12
- Feutresqté 12
- Sets de peinture aquarelleqté 12
- Pinceauxqté 48
- Ciseauxqté 20
- Bâtons de colleqté 24
- Papier de couleurqté 10
- Toilesqté 36
- Tabliers de bricolageqté 36
- Film de protectionqté 2
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Épongesqté 8
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant le camp et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de relancer les personnes manquantes.
- Demandez les allergies, régimes alimentaires et contacts d’urgence dès l’inscription. Imprimez ensuite une liste des participants le jour précédent, plutôt que de compter sur les informations dans votre boîte mail.
- Préparez le matériel atelier par atelier, dans des lots séparés, au moins la veille. Vérifiez notamment les carnets, crayons de couleur et feutres avant d’installer les postes de travail.
- Installez les tables, chaises et tabourets avant de couvrir les surfaces de travail. Gardez une table d’inscription près de l’entrée et prévoyez des poubelles accessibles depuis chaque zone créative.
- Mettez les boissons et les aliments au frais plusieurs heures avant le début. Préparez les en-cas après l’inspection de la salle, afin de ne pas les laisser attendre sur une table pendant l’installation.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un camp créatif ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 7 jours avant pour avoir le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un camp créatif ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du groupe. Ce temps couvre l’inspection de la salle, l’installation des tables et chaises, la préparation des postes et la mise en place de l’accueil.
- Quand préparer le matériel des ateliers créatifs ?
- Triez et vérifiez le matériel la veille, puis préparez chaque poste le jour même. Comptez environ 30 minutes supplémentaires si plusieurs ateliers utilisent des crayons, feutres ou ustensiles en commun.
- Quand mettre les boissons et les aliments au frais ?
- Placez les boissons au frais au moins 2 heures avant le début et conservez les aliments périssables dans une glacière ou un réfrigérateur jusqu’au service. Préparez les en-cas après l’installation pour éviter qu’ils restent à température ambiante.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !