Einen Kongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Kongress entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Termin, Ort und Raumaufteilung fest, bevor du Programm und Technik verbindlich planst. Danach folgen Referenten, Anmeldung, Catering und die Informationen für Teilnehmende. Viele Probleme entstehen in den letzten Tagen: Präsentationen fehlen, Adapter sind nicht vorhanden oder Ernährungswünsche wurden nicht an das Catering weitergegeben. Plane deshalb feste Fristen und einen Technik-Check ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kongressdatum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
2 Personen
- 3
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 4
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 5
Referenten bestätigen
2 Personen
- 6
Präsentationen anfordern
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Wegbeschreibung versenden
- 13
Catering bestellen
2 Personen
- 14
Technik reservieren
2 Personen
- 15
Drucksachen bestellen
- 16
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 17
Teilnehmerliste ausdrucken
- 18
Programmhefte drucken
2 Personen
- 19
Referenteninformationen ausdrucken
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Catering vorbereiten
4 Personen
- 23
Präsentationen sammeln
- 24
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 25
Technikkiste bereitstellen
2 Personen
- 26
Standortschlüssel abholen
- 27
Saal öffnen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
- 31
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 34
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 35
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 36
Beamer anschließen
2 Personen
- 37
Präsentationen laden
- 38
Ton testen
2 Personen
- 39
Bild testen
2 Personen
- 40
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 41
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 42
Referenten empfangen
2 Personen
- 43
Sprecherbriefing geben
2 Personen
Event
- 44
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 45
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 46
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
- 47
Eröffnung betreuen
2 Personen
- 48
Redner betreuen
2 Personen
- 49
Präsentationen starten
- 50
Zeitplan überwachen
- 51
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Mittagsbuffet servieren
5 Personen
- 55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 56
Buffet aufräumen
3 Personen
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Pausenraum sauber halten
2 Personen
- 59
Technik unterstützen
2 Personen
- 60
Abschluss organisieren
2 Personen
- 61
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 65
Geräte ausschalten
2 Personen
- 66
Kabel aufrollen
2 Personen
- 67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Saal reinigen
4 Personen
- 70
Toiletten kontrollieren
- 71
Fundsachen sammeln
- 72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 73
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 74
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 75
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 76
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- TischeAnz. 14
- RegistrierungstischeAnz. 2
- BühnentischeAnz. 2
- RednerstühleAnz. 6
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierbretterAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Catering
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- BuffetwärmerAnz. 6
- ServierzangenAnz. 10
- TischdeckenrollenAnz. 4
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 120
- LanyardsAnz. 120
- AnmeldeboxenAnz. 4
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 6
- ProgrammhefteAnz. 120
- NotizblöckeAnz. 120
- EvaluierungsformulareAnz. 120
- TischnummernAnz. 14
Dekoration
- BühnenhintergründeAnz. 2
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
- Namensschilder für SprecherAnz. 8
- Baumwoll-TischläuferAnz. 14
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- LichtständerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- Rutschfeste MattenAnz. 6
Tipps
- Reserviere die Location zuerst und kläre dabei Raumgrößen, Bestuhlung, Registrierungstische sowie Platz für Bühne und Catering. Prüfe außerdem früh, ob Beamer, Leinwände, Mikrofone und Lautsprecher vor Ort verfügbar sind.
- Fordere Präsentationen spätestens sieben Tage vor dem Kongress an. Prüfe sie auf Dateiformat, Seitenverhältnis und eingebettete Videos und speichere alle Dateien zusätzlich auf einem separaten Laptop oder USB-Stick.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Referenten und Veranstaltungsort feststehen. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und verschicke Parkinformationen sowie Wegbeschreibung spätestens fünf Tage vorher.
- Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und rechne pro Person mit einem kleinen Puffer von etwa 5 bis 10 Prozent. Vergiss neben Essen und Getränken auch Kaffeetassen, Wassergläser, Kannen, Thermoskannen und Buffetwärmer.
- Bereite am Vortag eine Technikkiste mit HDMI-Kabeln, Adaptern, Verlängerungskabeln, Präsentationsklicker und Powerbanks vor. Drucke Teilnehmerliste, Namensschilder, Programmhefte und Referenteninformationen nicht erst am Veranstaltungsmorgen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kongress organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis neun Monate vor dem Termin mit Datum und Location. Programm, Referenten und Anmeldung sollten spätestens acht bis zwölf Wochen vorher feststehen.
- Wann sollte man die Referenten für einen Kongress bestätigen?
- Bestätige Referenten möglichst drei bis sechs Monate vor dem Kongress. Fordere ihre Präsentationen spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung an und prüfe sie danach gesammelt.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Kongress?
- Plane für die erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein, danach ungefähr ein Getränk pro Person und Stunde. Stelle zusätzlich Wasser während des gesamten Kongresses bereit und kühle die Getränke spätestens am Vorabend.
- Wann muss man das Catering für einen Kongress bestellen?
- Bestelle das Catering nach Ende der Anmeldefrist, normalerweise fünf bis sieben Tage vor dem Kongress. Addiere 5 bis 10 Prozent Reserve und gib dem Anbieter alle Ernährungswünsche gesammelt weiter.
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