Hoe organiseer je een congres zonder last-minute problemen

Een congres organiseren begint niet met de uitnodiging, maar met de congresdatum, locatie en gewenste zaalindeling. Daarna bouw je het programma op, bevestig je sprekers en richt je de registratie in. Plan techniek, catering en drukwerk pas nadat je weet hoeveel deelnemers en sessies je verwacht. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties verzamelen, aansluitingen testen, naamkaartjes maken en deelnemers praktische informatie sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Congresdatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
2 personen
3
Zaalindeling bepalen
2 personen
4
Programma samenstellen
3 personen
5
Sprekers bevestigen
2 personen
6
Presentaties opvragen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Routebeschrijving versturen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Techniek reserveren
2 personen
15
Drukwerk bestellen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Programmafolders afdrukken
2 personen
19
Sprekersinformatie afdrukken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Catering voorbereiden
4 personen
23
Presentaties verzamelen
24
Presentaties controleren
2 personen
25
Techniekkist klaarzetten
2 personen
26
Locatiesleutels ophalen
27
Zaal openen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Registratietafel plaatsen
2 personen
31
Podiumtafel plaatsen
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
34
Naamkaartjes sorteren
2 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Beamer aansluiten
2 personen
37
Presentaties laden
38
Geluid testen
2 personen
39
Beeld testen
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
3 personen
41
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Sprekersbriefing geven
2 personen

Event

44
Deelnemers registreren
4 personen
45
Programmafolders uitdelen
2 personen
46
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
47
Opening verzorgen
2 personen
48
Sprekers begeleiden
2 personen
49
Presentaties starten
50
Tijdschema bewaken
51
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Lunchbuffet serveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Buffet opruimen
3 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
59
Techniek ondersteunen
2 personen
60
Afsluiting verzorgen
2 personen
61
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Kabels oprollen
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Zaal schoonmaken
4 personen
70
Toiletten controleren
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Apparatuur retourneren
2 personen
74
Overgebleven catering opruimen
2 personen
75
Materialen retourneren
2 personen
76
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Podiumtafelsaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Buffetwarmersaantal 6
Serveertangenaantal 10
Tafelkleedrollenaantal 4
Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Lanyardsaantal 120
Registratiebakjesaantal 4
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 6
Programmafoldersaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Evaluatieformulierenaantal 120
Tafelnummersaantal 14

Decoratie

Podiumachtergrondenaantal 2
Wegwijzerbordenaantal 10
Naambordjes sprekersaantal 8
Katoenen tafellopersaantal 14

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Antislipmattenaantal 6

Tips

Leg eerst de congresdatum en locatie vast en teken daarna de zaalindeling uit. Reserveer ruimte voor registratietafels, podiumtafels, sprekerstoelen en voldoende loopruimte.
Vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op en controleer ze op bestandsformaat, beeldverhouding en ontbrekende video’s. Test iedere laptop, beamer, HDMI-adapter, microfoon en presentatieklikker vóór de congresdag.
Open het aanmeldformulier zodra programma en sprekers grotendeels bevestigd zijn. Vraag dieetwensen direct uit en geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door.
Stuur parkeerinformatie en een routebeschrijving uiterlijk 3 dagen voor het congres. Vermeld ook het registratietijdstip, zodat de ontvangst niet tegelijk hoeft te beginnen met de eerste lezing.
Maak naamkaartjes, deelnemerslijsten, programmafolders en sprekersinformatie minimaal één werkdag vooraf. Zet daarnaast de techniekkist klaar met verlengkabels, stekkerdozen, reservekabels en powerbanks; juist die kleine aansluitmaterialen ontbreken vaak op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een congres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de datum, locatie en het programma. Voor een congres met meerdere sprekers, catering en veel deelnemers geeft 6 maanden meer ruimte om techniek en uitnodigingen goed te regelen.
Wanneer moet ik sprekers voor een congres bevestigen?: Bevestig de belangrijkste sprekers 8 tot 12 weken vooraf. Vraag hun definitieve presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op, zodat je de bestanden en techniek nog kunt testen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de registratie van een congres?: Plan voor de ontvangst ongeveer 1 registratiemedewerker per 50 deelnemers. Open de registratie minimaal 45 minuten voor de eerste sessie en leg naamkaartjes en de afgedrukte deelnemerslijst de avond ervoor klaar.
Wanneer moet je de catering voor een congres bestellen?: Bestel de catering zodra het programma en de verwachte groepsgrootte bekend zijn, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 2 werkdagen voor het congres door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.