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Checkliste für die Konferenz der Staatsoberhäupter

Bei einer Konferenz der Staatsoberhäupter müssen Einladungen, Sicherheitsdaten, Protokoll und Technik ineinandergreifen. Plane zuerst Teilnehmer und Programm, danach Dolmetscher, Sitzordnung, Flaggenprotokoll und Catering. Spätestens am Vortag sollten Präsentationen, Namensschilder, Besucherausweise und Ablaufpläne vollständig vorliegen. Am Veranstaltungstag prüfst du Räume, Technik und Wege, bevor die Registrierung öffnet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Passdaten erfassen

    2 Personen

  • Besucherausweise vorbereiten

    2 Personen

  • Dolmetscherbedarf ermitteln

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Sprecherprofile sammeln

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Namensschilder prüfen

    2 Personen

  • Tischordnung festlegen

    2 Personen

  • Flaggenprotokoll prüfen

  • Reservierungen bestätigen

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Technikprüfung planen

  • Routenpläne drucken

  • Ablaufpläne ausdrucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Fahnen aufstellen

    2 Personen

  • Namensschilder aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    3 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    4 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    4 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Briefing für das Serviceteam geben

    3 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Badges ausgeben

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Protokoll erstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Technik in der Pause überprüfen

  • Podiumsdiskussion moderieren

    2 Personen

  • Tische für das Dinner eindecken

    4 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Geschirr abräumen

    4 Personen

  • Schlussdeklaration begleiten

    2 Personen

  • Start begleiten

    4 Personen

  • Zurückgebliebene Sachen einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Protokoll verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KonferenztischeAnz. 6
  • StühleAnz. 36
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 40
  • DesserttellerAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierbesteckAnz. 12
  • KaffeelöffelAnz. 40

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Büro

  • NamensschildhalterAnz. 36
  • NamensschilderAnz. 40
  • KonferenzmappenAnz. 36
  • NotizblöckeAnz. 40
  • KugelschreiberAnz. 50
  • ProgrammhefteAnz. 40
  • TischnummernAnz. 6
  • DruckpapierAnz. 2
  • StiftehalterAnz. 6

Dekoration

  • LänderflaggenAnz. 12
  • FahnenständerAnz. 6
  • TischläuferAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • MenükartenhalterAnz. 6

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 6
  • KüchenzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Teilnehmerliste nicht erst mit den Anmeldungen an: Erfasse Passdaten, Ernährungswünsche und den Dolmetscherbedarf laufend und schließe die Liste spätestens 7 Tage vor der Konferenz.
  • Sammle Sprecherprofile und Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn. Teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor, statt dich auf das mitgebrachte Format zu verlassen.
  • Prüfe Tischordnung und Flaggenprotokoll gemeinsam mit dem finalen Programm. Eine Änderung am Rednertisch kann Mikrofonpositionen, Namensschilder und die Sitzplatzbeschriftung gleichzeitig betreffen.
  • Plane beim Catering getrennte Mengen für Konferenzpausen und das Abendessen. Stelle Wasser an jedem Sitzplatz bereit und kontrolliere am Vortag Geschirr, Gläser, Besteck und Servierbesteck.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor der Registrierung. Inspiziere Räume, Tische, Stühle, Tischwäsche, Registrierungstisch und Technik zuerst; drucke Routen- und Ablaufpläne vor dem Aufbau aus.

Häufige Fragen

Wann sollte man die Einladungen für eine Konferenz der Staatsoberhäupter verschicken?
Verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine Rückmeldung spätestens 14 Tage vorher, damit Passdaten, Ernährungswünsche und Dolmetscherbedarf rechtzeitig bearbeitet werden können.
Wie lange vorher müssen die Präsentationen für die Konferenz vorliegen?
Fordere alle Präsentationen mindestens 48 Stunden vor Beginn an. So bleibt ein ganzer Arbeitstag für Dateiprüfung, Formatierung und einen Test mit Laptop, Projektor und HDMI-Kabel.
Wann sollte die Sitzordnung und das Flaggenprotokoll feststehen?
Schließe Sitzordnung und Flaggenprotokoll spätestens 7 Tage vor der Konferenz ab. Prüfe beides danach noch einmal 24 Stunden vor Beginn zusammen mit Namensschildern, Tischkarten und dem finalen Ablauf.
Wie früh muss man am Veranstaltungstag an der Location sein?
Plane die Öffnung der Location mindestens 3 Stunden vor der Registrierung. Rechne zusätzlich Zeit für Rauminspektion, Aufbau von Tischen und Stühlen, Tischwäsche sowie den Techniktest mit Mikrofonen und Lautsprechern ein.

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