Organiser une conférence de chefs d’État : la checklist

Une conférence de chefs d’État demande une préparation rigoureuse, avec des validations à plusieurs niveaux. Commence par les participants, les inscriptions et les données de passeport, puis verrouille le protocole, le programme et les besoins en interprétation. Les réservations, le traiteur et le contrôle technique doivent être confirmés avant l’arrivée des délégations. Cette checklist regroupe 67 tâches et 58 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’à l’installation de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les données du passeport
2 personnes
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
Recenser les besoins en interprétation
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les profils des intervenants
Rassembler les présentations
2 personnes
Vérifier les badges nominatifs
2 personnes
Définir le plan de table
2 personnes
Vérifier le protocole des drapeaux
Confirmer les réservations
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Planifier le contrôle technique
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer les feuilles de route
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Installer les drapeaux
2 personnes
Installer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Préparer le buffet du dîner
4 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe de service
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Remettre les badges
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Rédiger le compte rendu
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
4 personnes
Vérifier la technique pendant la pause
Animer la table ronde
2 personnes
Dresser les tables pour le dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
Animer la déclaration de clôture
2 personnes
Accompagner le départ
4 personnes
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Diffuser le compte rendu
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Archiver les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 6
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 40
Couvertsqté 40
Couverts de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 40

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Bureau

Porte-nomsqté 36
Badges nominatifsqté 40
Dossiers de conférenceqté 36
Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 50
Brochures du programmeqté 40
Numéros de tableqté 6
Papier d’impressionqté 2
Pots à stylosqté 6

Décoration

Drapeaux des paysqté 12
Pieds de drapeauqté 6
Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Présentoirs à menusqté 6

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande les données de passeport et les besoins alimentaires dès l’inscription : prévois une date limite d’au moins 3 semaines avant la conférence pour éviter les changements de dernière minute.
Finalise le programme, les profils des intervenants et les présentations avant l’impression des dossiers, des feuilles de route et des cartes d’itinéraire. Garde une version numérique de secours sur l’ordinateur portable.
Vérifie le protocole des drapeaux et le plan de table avec les personnes responsables au moins 7 jours avant l’événement. Les badges nominatifs et les porte-noms doivent correspondre exactement à la liste validée.
Planifie le contrôle technique la veille, puis teste chaque microphone, câble HDMI, rallonge, multiprise, haut-parleur et projecteur dans la configuration réelle de la salle.
Ouvre le lieu suffisamment tôt le jour J pour inspecter les espaces, installer les tables et les chaises, puis contrôler le linge de table, l’accueil, le buffet et les équipements avant l’arrivée des délégations.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence de chefs d’État ?: Envoie-les idéalement 8 à 12 semaines avant la conférence. Fixe la date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires, les passeports et les badges.
Quand finaliser le programme d’une conférence de chefs d’État ?: Verrouille le programme au moins 10 jours avant la conférence, puis transmets les présentations finales 5 à 7 jours avant. Ce délai laisse le temps de préparer les dossiers et les supports techniques.
Combien de temps avant faut-il faire le contrôle technique ?: Fais un premier contrôle 3 à 5 jours avant, puis un test complet la veille. Vérifie notamment les microphones sans fil, le mixeur audio, les haut-parleurs, le projecteur et toutes les connexions HDMI.
Quand commander le traiteur pour une conférence de chefs d’État ?: Passe la commande définitive au moins 7 jours avant, après avoir consolidé les inscriptions et les allergies. Confirme les quantités et l’horaire de livraison 48 heures avant l’ouverture du lieu.

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