Zo organiseer je een kroegentocht zonder gedoe

Een kroegentocht staat of valt met de route en de afspraken met de kroegen. Begin daarom met het aantal deelnemers, kies daarna een compacte route en leg per stop vast wat is gereserveerd. Verzamel dieetwensen en noodcontacten voordat je de route deelt. Op de dag zelf draait het om een snelle ontvangst, herkenbare badges, routekaarten, water en opgeladen telefoons. Zo voorkom je dat de groep uiteenvalt of bij een volgende kroeg voor een dichte deur staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en kroegen selecteren
2 personen
2
Kroegen benaderen
3
Reserveringen maken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Route op allergieën controleren
8
Deelnemerslijst vastleggen
9
Reserveringen bevestigen
10
Route en huisregels delen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Routekaarten printen
14
Deelnemersbadges klaarmaken
15
Contant geld en betaalmiddelen klaarleggen
16
Telefoons opladen
17
Startpunt controleren
2 personen
18
Tafel voor ontvangst opstellen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

22
Aanwezigheid registreren
2 personen
23
Badges en routekaarten uitdelen
2 personen
24
Welkomshapjes serveren
2 personen
25
Water uitdelen
2 personen
26
Route en veiligheidsafspraken uitleggen
27
Groep naar eerste kroeg begeleiden
2 personen
28
Reservering bij eerste kroeg controleren
29
Groep tussen kroegen begeleiden
2 personen
30
Reserveringen onderweg controleren
31
Deelnemers tellen bij vertrek
2 personen
32
Dranken bijvullen bij startpunt
33
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
2 personen
34
Laatste aanwezigheidscontrole uitvoeren
2 personen
35
Openstaande rekeningen afrekenen
36
Deelnemers veilig uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Tafel en materialen afbouwen
2 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Startpunt schoonmaken
2 personen
40
Gevonden voorwerpen verzamelen
41
Materialen retourneren
2 personen
42
Openstaande betalingen verwerken
43
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafel

Communicatie

Routekaartenaantal 25
Deelnemersbadgesaantal 25
Badgehoudersaantal 25
Polsbandjesaantal 25
Balpennenaantal 6
Watervaste markersaantal 2
Klembordenaantal 2
Etikettenaantal 30
Enveloppenaantal 25

Apparatuur

Powerbanksaantal 2
Oplaadkabelsaantal 4
Zaklampenaantal 3

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 2
EHBO-set
Handdesinfectieaantal 2

Catering

Herbruikbare bekersaantal 30
Serveerkommenaantal 5
Serveertangenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Koelelementenaantal 8
Kurkentrekker
Flesopenersaantal 2
Thermosflessenaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Slingersaantal 4
Ballonnenaantal 30
Ballonlint
Tafelkledenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 2

Geldzaken

Geldkist
Betaalenveloppenaantal 5

Tips

Kies liever drie tot vijf kroegen op loopafstand dan een lange route met veel reistijd. Controleer de route vooraf op allergieën, veilige loopstukken en een logisch start- en eindpunt.
Benader de kroegen zodra je een voorlopige groepsgrootte hebt en vraag per stop naar reservering, aankomsttijd, dieetopties en huisregels. Bevestig alle reserveringen uiterlijk één week voor de tocht.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf. Deel daarna route, starttijd, huisregels en contactgegevens; stuur wijzigingen niet pas op de dag zelf door.
Leg ontvangstspullen de avond ervoor klaar: badges, badgehouders, routekaarten, pennen en een klembord. Houd ook een deelnemerslijst bij zodat je bij de start direct ziet wie ontbreekt.
Plan water en opladers als vaste onderdelen van de avond. Zet water klaar bij het startpunt, laad telefoons volledig op en neem powerbanks, oplaadkabels en een zaklamp mee voor onderweg.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kroegen plan je voor een kroegentocht?: Plan meestal drie tot vijf kroegen voor één avond. Reken per stop ongeveer 45 tot 60 minuten en houd per verplaatsing 10 tot 15 minuten vrij.
Wanneer moet je kroegen reserveren voor een kroegentocht?: Benader de kroegen zodra je een verwachte groepsgrootte en route hebt, bij voorkeur drie tot vier weken vooraf. Bevestig de reserveringen nogmaals uiterlijk zeven dagen voor de tocht.
Hoeveel drankjes reken je per persoon bij een kroegentocht?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één tot twee per uur. Zorg bij het startpunt ook voor water en houd rekening met deelnemers die alcoholvrij drinken.
Wat moet je een week voor een kroegentocht regelen?: Bevestig de reserveringen, sluit de deelnemerslijst en verzamel de laatste dieetwensen en noodcontacten. Deel daarna de route en huisregels en controleer of badges, routekaarten, betaalmiddelen en powerbanks klaar liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.