Kirchweihmarkt organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Kirchweihmarkt greifen viele Abhängigkeiten ineinander: Erst müssen Gelände und Datum feststehen, danach folgen Genehmigungen, Verkäufer und Standplanung. Plane die Infrastruktur früh, besonders Zelte, Strom, Abfallentsorgung und Zugang zum Gelände. Kurz vor dem Markt geht es vor allem um Bestätigungen, Helfer, Einkäufe und gekühlte Vorräte. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau, Einweisung und unerwartete Probleme.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Gelände festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
- 5
Verkäufer einladen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Stände und Zelte reservieren
- 10
Abfallentsorgung reservieren
- 11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 12
Verkäuferliste bestätigen
- 13
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 14
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Routen- und Parkinformationen teilen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Schlüssel und Zugang organisieren
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Vorräte gekühlt lagern
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 24
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 25
Geldkasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 26
Kassenformulare drucken
- 27
Namensschilder vorbereiten
- 28
Zelte aufbauen
6 Personen
- 29
Stände aufbauen
6 Personen
- 30
Tische aufstellen
6 Personen
- 31
Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
- 33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 35
Verkäufer empfangen
3 Personen
- 36
Verkäufer zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 37
Essensstände einrichten
4 Personen
- 38
Getränke kalt stellen
3 Personen
- 39
Snacks bereitstellen
4 Personen
- 40
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 41
Preisliste aufhängen
2 Personen
- 42
Zahlungspunkte testen
2 Personen
- 43
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 45
Gelände und Durchgänge kontrollieren
3 Personen
Event
- 46
Besucher begrüßen
3 Personen
- 47
Infostand besetzen
2 Personen
- 48
Kasse bedienen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Essensvorrat auffüllen
2 Personen
- 53
Tische sauber halten
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
- 56
Beleuchtung einschalten
- 57
Letzte Ankündigung machen
- 58
Verkäufer auschecken
2 Personen
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
- 60
Verkäufer zum Gehen auffordern
3 Personen
Nachbereitung
- 61
Getränke und Essen sichern
3 Personen
- 62
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
4 Personen
- 66
Gelände fegen
3 Personen
- 67
Toiletten endreinigen
2 Personen
- 68
Licht und Strom ausschalten
2 Personen
- 69
Fundsachen sichern
- 70
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 71
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Restbestände aufräumen
2 Personen
- 73
Kasse und Abrechnung abschließen
2 Personen
- 74
Locationschlüssel abgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 6
- MarktständeAnz. 24
- TischeAnz. 18
- KlappischeAnz. 4
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 24
- StandplanenAnz. 24
- StandgewichteAnz. 48
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- AußenlampenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
Ausstattung
- Mobiler Lautsprecher
- Mikrofon
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteplattenAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- SackkarrenAnz. 2
- Bargeld
- TaschenrechnerAnz. 3
- Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 150
- DesserttellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
- Wiederverwendbare StrohhalmeAnz. 150
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- VorratsboxenAnz. 20
- KühlmattenAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 150
- BallongewichteAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 4
- NamensschilderAnz. 40
- TischnummernAnz. 24
- KreidetafelnAnz. 12
- KreidestifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 10
- KabelbinderAnz. 200
- SeilAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- GummihandschuheAnz. 12
- PutzlappenAnz. 30
- MülleimerbeutelAnz. 100
- HandfegerAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Gelände und Datum zuerst fest und kläre danach Genehmigungen, Meldungen und Versicherung. Reservierungen für Zelte, Marktstände und Abfallentsorgung solltest du mehrere Wochen vor dem Markt anstoßen.
- Zeichne einen Standplan mit festen Platznummern. Weise Verkäufer erst zu, wenn ihre Anmeldung bestätigt ist, und teile ihnen anschließend Zufahrt, Parkmöglichkeiten sowie Aufbauzeiten schriftlich mit.
- Prüfe Stromanschlüsse nicht erst beim Aufbau: Plane je Anschluss die benötigte Leistung und lege Verlängerungskabel, Außenlampen und Standgewichte bereit. Schlüssel und Zugang zum Gelände sollten spätestens am Vortag geklärt sein.
- Teile Freiwillige in konkrete Schichten ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen. Besetze mindestens Aufbau, Einweisung, Kasse, Kaffee- und Teestation, Müll sowie Abbau mit festen Verantwortlichen.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 48 und 24 Stunden vorher. Bei Außenständen müssen Zelte, Planen und Gewichte bereitliegen; Snacks und gekühlte Vorräte kaufst du so ein, dass sie bis zum Markttag sicher gelagert werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Kirchweihmarkt anmelden?
- Beginne mit Genehmigungen und Meldungen, sobald Datum und Gelände feststehen, idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Für Versicherung, Strom, Abfallentsorgung und Zeltreservierungen brauchst du zusätzliche Vorlaufzeit.
- Wie plant man die Stände bei einem Kirchweihmarkt?
- Erstelle den Standplan nach der Anmeldung der Verkäufer und nummeriere jeden Platz eindeutig. Bestätige die Verkäuferliste etwa 2 bis 3 Wochen vorher und verschicke die endgültige Platzzuweisung spätestens 7 Tage vor dem Markt.
- Wie viele Helfer braucht ein Kirchweihmarkt?
- Plane pro gleichzeitigem Aufgabenbereich mindestens eine verantwortliche Person ein, etwa für Aufbau, Einweisung, Kasse, Getränke, Müll und Abbau. Teile die Helfer spätestens 1 bis 2 Wochen vorher in Schichten ein.
- Was muss man am Tag vor dem Kirchweihmarkt erledigen?
- Prüfe Wetter, Schlüssel, Strom, Standmaterial und die Verkäuferliste. Kaufe verderbliche Lebensmittel möglichst am Vortag, lagere gekühlte Vorräte sicher und bereite Snacks, Geschirr sowie Wechselgeld für den Markttag vor.
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