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Kirchweihmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kirchweihmarkt braucht früh klare Zuständigkeiten, einen belastbaren Standplan und verlässliche Angaben von allen Verkäufern. Kläre zuerst Gelände, Genehmigungen, Versicherung und Strom; danach folgen Einladungen, Standvergabe und Programm. In den letzten Tagen zählen Zugang, Wetter, Kühlung, Wechselgeld und die Einteilung der Helfer. Diese Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge durch die Vorbereitung und hilft dabei, Dinge wie Standgewichte, Verlängerungskabel oder Abfallentsorgung nicht erst am Veranstaltungstag zu bemerken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gelände festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen und Meldungen regeln

  • Versicherung prüfen

  • Standaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Verkäufer einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Stände und Zelte reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Verkäuferliste bestätigen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Routen- und Parkinformationen teilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte gekühlt lagern

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee- und Teestation vorbereiten

    2 Personen

  • Geldkasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Kassenformulare drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    6 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom und Kabel anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Verkäufer empfangen

    3 Personen

  • Verkäufer zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Essensstände einrichten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Preisliste aufhängen

    2 Personen

  • Zahlungspunkte testen

    2 Personen

  • Mülleimer aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Gelände und Durchgänge kontrollieren

    3 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Essensvorrat auffüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

  • Letzte Ankündigung machen

  • Verkäufer auschecken

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Verkäufer zum Gehen auffordern

    3 Personen

Nachbereitung

  • Getränke und Essen sichern

    3 Personen

  • Stände und Zelte abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände fegen

    3 Personen

  • Toiletten endreinigen

    2 Personen

  • Licht und Strom ausschalten

    2 Personen

  • Fundsachen sichern

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände aufräumen

    2 Personen

  • Kasse und Abrechnung abschließen

    2 Personen

  • Locationschlüssel abgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 24
  • TischeAnz. 18
  • KlappischeAnz. 4
  • StühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 24
  • StandplanenAnz. 24
  • StandgewichteAnz. 48

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • AußenlampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

  • Mobiler Lautsprecher
  • Mikrofon
  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhalteplattenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2
  • Bargeld
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeetassenAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8
  • Wiederverwendbare StrohhalmeAnz. 150

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 8
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 20
  • KühlmattenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 150
  • BallongewichteAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 40
  • TischnummernAnz. 24
  • KreidetafelnAnz. 12
  • KreidestifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 200
  • SeilAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • GummihandschuheAnz. 12
  • PutzlappenAnz. 30
  • MülleimerbeutelAnz. 100
  • HandfegerAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Standplätze nicht nur nach Fläche: Markiere Stromanschlüsse, Zeltabspannungen, Wege und Zufahrten im Standplan. Schicke den Verkäufern ihre genaue Platznummer spätestens 7 Tage vorher.
  • Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer festen Frist, etwa 14 Tage vor dem Markt. Bestätige danach die Verkäuferliste, statt am Veranstaltungstag mit ungeklärten Zusagen zu rechnen.
  • Prüfe die Stromversorgung mindestens 7 Tage vorher vor Ort: Anschlüsse, Kabellängen und die sichere Verlegung gehören zusammen. Für Beleuchtung und Geräte brauchst du außerdem wettergeeignete Verlängerungskabel.
  • Bereite Kasse und Wechselgeld am Vortag vor und teste Kartenlesegeräte. Lege zusätzlich eine kurze Einweisung für mindestens zwei verantwortliche Personen bereit, damit die Kasse nicht an einer einzelnen Person hängt.
  • Organisiere Schlüssel, Zugang, Sackkarren und Abfallentsorgung spätestens am Vorabend. Kontrolliere am Veranstaltungsmorgen zuerst Zelte, Standgewichte, Kühlung, Kaffee- und Wasserstation, bevor die Verkäufer eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kirchweihmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Gelände, Datum, Genehmigungen und Versicherung. Verkäufer, Stände und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt feststehen.
Welche Genehmigungen braucht ein Kirchweihmarkt?
Das hängt vom Gelände, Verkauf und Programm ab; kläre die nötigen Meldungen mindestens 8 Wochen vorher mit der zuständigen Stelle. Prüfe zusätzlich Versicherung, Strom, Abfallentsorgung und mögliche Auflagen für Zelte oder Ausschank.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Kirchweihmarkt?
Plane pro Verkaufskasse einen gemischten Bargeldbestand mit kleinen Scheinen und Münzen für die ersten 2 bis 3 Stunden. Die genaue Summe richtet sich nach Preisen, erwarteten Gästen und Kartenzahlungen; teile das Geld auf mehrere Kassen auf.
Wann sollte der Standplan für den Kirchweihmarkt fertig sein?
Erstelle einen ersten Plan etwa 4 Wochen vorher und bestätige die endgültige Version spätestens 7 Tage vor dem Markt. So lassen sich Stromanschlüsse, Wege, Zelte, Standgewichte und Zufahrten noch rechtzeitig korrigieren.

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