Kinderweihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste
Ein Kinderweihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Lichter. Du musst früh klären, ob Genehmigungen nötig sind, Marktstände und Kinderaktivitäten koordinieren und genügend Helfer einteilen. Später kommen Lageplan, Wegweiser, Kasse, Wechselgeld, Kühlung und die Vorbereitung der Angebote dazu. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung, damit am Veranstaltungstag nichts Wesentliches fehlt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Marktstände anmelden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kinderaktivitäten buchen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Lieferanten bestellen
Reservierungen bestätigen
Lageplan erstellen
2 Personen
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Weihnachtsbäume organisieren
Kinderaktivitäten vorbereiten
3 Personen
Preise für Spiele einkaufen
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
Wechselgeld für die Kasse vorbereiten
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren lagern
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Event
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Strom und Kabel verlegen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Marktstände einrichten
5 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbäume schmücken
3 Personen
Kindertische für Bastelarbeiten bereitstellen
3 Personen
Warme Getränke zubereiten
3 Personen
Essensstand auffüllen
3 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
6 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Essen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Standverkauf unterstützen
3 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Stände und Aktivitäten abbauen
5 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien trocken lagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- MarktständeAnz. 8
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 50
- BierbänkeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- SchälchenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 100
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
Ausstattung
- KassensetsAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- HeißwasserkesselAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 12
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- KabelmattenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesenAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort und prüfe Genehmigungen möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Gerade bei Verkaufsständen, Strom, Zelten oder größeren Besucherzahlen können zusätzliche Vorgaben gelten.
- Lege Programm und Anmeldefrist für Marktstände mindestens 6 Wochen vor dem Termin fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Essensanbieter ihre Mengen und Zutaten rechtzeitig planen können.
- Plane Kinderaktivitäten mit festen Zeitfenstern und mindestens einer zuständigen Person pro Angebot. Für beliebte Spiele solltest du Preise und Verbrauchsmaterial nicht erst in der letzten Woche einkaufen.
- Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vorher und markiere Stände, Aktivitäten, Kasse, Sitzbereiche sowie Flucht- und Laufwege. Wegweiser und Absperrpfosten helfen besonders Familien mit kleinen Kindern bei der Orientierung.
- Teile verderbliche Waren, haltbare Vorräte und Kühlware getrennt ein. Bereite Wechselgeld, Kartenterminals, Thermoskannen und Kühlboxen spätestens am Vortag vor und kontrolliere Verlängerungskabel sowie Beleuchtung vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Kinderweihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen, Datum und Programm. Marktstände, Kinderaktivitäten und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Helfer braucht ein Kinderweihnachtsmarkt?
- Plane mindestens eine betreuende Person pro Kinderaktivität und zusätzlich Helfer für Kasse, Aufbau, Einlass beziehungsweise Orientierung und Abbau ein. Bei mehreren parallelen Angeboten sind 2 bis 3 Personen für Wechsel und Pausen pro Schicht sinnvoll.
- Wann sollte der Lageplan für den Kinderweihnachtsmarkt fertig sein?
- Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vor dem Markt und gib ihn anschließend an Stände, Helfer und Lieferanten weiter. Änderungen am Veranstaltungstag solltest du nur noch bei Sicherheits- oder Platzproblemen vornehmen.
- Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Kinderweihnachtsmarkt?
- Lege mindestens 100 bis 200 Euro Wechselgeld in kleinen Scheinen und Münzen bereit, abhängig von Standzahl und erwarteten Barzahlungen. Teile die Kasse in ein Startgeld und eine Reserve auf und bewahre beides getrennt auf.
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