Eine Kinderratsitzung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kinderratsitzung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Anmeldungen, Einverständniserklärungen und Ernährungswünschen, bevor du Raum, Programm und Verpflegung endgültig planst. Danach folgen Namensschilder, Drucksachen, Technik und die Einrichtung der Arbeitstische. Am Veranstaltungstag braucht das Betreuungsteam vor dem Einlass eine kurze Einweisung, damit Empfang, Programm und Pausen ineinandergreifen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Abmeldungen erfassen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Einverständniserklärungen der Eltern sammeln
- 6
Agenda und Programm erstellen
2 Personen
- 7
Sprecher und Gäste bestätigen
- 8
Raum reservieren
- 9
Catering bestellen
- 10
Arbeitsmethoden vorbereiten
2 Personen
- 11
Namensschilder erstellen
- 12
Programm und Formulare drucken
- 13
Präsentation prüfen
- 14
Technik testen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Getränke kalt stellen
- 18
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
- 19
Technik anschließen
2 Personen
- 20
Arbeitstische einrichten
2 Personen
- 21
Namensschilder bereitlegen
- 22
Empfangstheke einrichten
- 23
Beschilderung anbringen
- 24
Toiletten kontrollieren
- 25
Betreuer kurz einweisen
2 Personen
Event
- 26
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 27
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 28
Kinderrat eröffnen
- 29
Ablaufplan und Spielregeln erläutern
- 30
Präsentation übernehmen
2 Personen
- 31
Pausengetränke und Snacks servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Gruppenaufgaben betreuen
4 Personen
- 34
Abendessen servieren
4 Personen
- 35
Beschlüsse und Maßnahmen festhalten
2 Personen
- 36
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 37
Kinderrat abschließen
- 38
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Raum reinigen
2 Personen
- 43
Technik ausschalten
2 Personen
- 44
Materialien prüfen
2 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 46
Anwesenheitsliste bearbeiten
- 47
Protokolle und Maßnahmen ausarbeiten
2 Personen
- 48
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
Büro
- NamensschilderAnz. 40
- StifteAnz. 45
- NotizblöckeAnz. 40
- Flipchart-BlöckeAnz. 3
- StifteAnz. 24
- KlebezettelAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 8
- PräsentationsmappenAnz. 40
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- TellerAnz. 45
- BestecksetsAnz. 45
- KaffeetassenAnz. 30
- ServiertablettsAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelketteAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 8
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sammle Einverständniserklärungen der Eltern spätestens eine Woche vor der Sitzung und prüfe die Liste vor dem Druck der Namensschilder. So fehlen am Empfang keine Angaben und unklare Anmeldungen fallen rechtzeitig auf.
- Lege das Programm erst fest, wenn Sprecher und Gäste bestätigt sind. Plane für Begrüßung, Arbeitsphasen und kurze Pausen feste Uhrzeiten ein und drucke Programm und Formulare mindestens einen Tag vorher.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Präsentation, statt die Technik erst kurz vor Beginn anzuschließen.
- Richte Empfangstheke, Kleiderständer und Namensschilder vor dem Einlass ein. Stelle zusätzlich Stifte, Notizblöcke, Klemmbretter und Klebezettel an die Arbeitstische, damit Kinder nicht während der ersten Arbeitsphase suchen müssen.
- Kühle Getränke frühzeitig und bereite Snacks mit den erfassten Ernährungswünschen getrennt vor. Stelle pro Kind einen Becher bereit und kontrolliere Toiletten, Beschilderung und Sitzordnung, bevor die Betreuung eingewiesen wird.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kinderratsitzung organisieren?
- Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Einladungen, Raumreservierung und der Zusammenstellung des Programms. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Abmeldungen, Einverständniserklärungen und Ernährungswünsche geprüft sein.
- Was muss vor einer Kinderratsitzung von den Eltern vorliegen?
- Von jedem teilnehmenden Kind sollten Anmeldung und Einverständniserklärung vorliegen; Ernährungswünsche werden ebenfalls erfasst. Setze dafür eine Frist von mindestens sieben Tagen vor der Sitzung und hake fehlende Angaben einzeln nach.
- Wann sollte man die Technik für eine Kinderratsitzung testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
- Wie bereitet man den Raum für eine Kinderratsitzung vor?
- Richte Empfang, Kleiderständer, Sitzplätze und Arbeitstische mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder, Schreibmaterial, Formulare und Getränke bereit und kontrolliere anschließend Toiletten und Beschilderung.
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