Zo organiseer je een kinderraadbijeenkomst

Begin met het aantal deelnemers en werk daarna terug vanaf de bijeenkomstdatum. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen en oudertoestemmingen voordat je catering en werkvormen definitief maakt. Plan vervolgens de agenda, bevestig sprekers en reserveer een ruimte met genoeg tafels, stoelen en werkmateriaal. Op de dag zelf draait veel om een rustige ontvangst, een geteste presentatie en duidelijke begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Afmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Oudertoestemmingen verzamelen
6
Agenda en programma opstellen
2 personen
7
Sprekers en gasten bevestigen
8
Ruimte reserveren
9
Catering bestellen
10
Werkvormen voorbereiden
2 personen
11
Naambadges maken
12
Agenda en formulieren printen
13
Presentatie controleren
14
Techniek testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dranken koud zetten
18
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
19
Techniek aansluiten
2 personen
20
Werktafels inrichten
2 personen
21
Naambadges klaarleggen
22
Ontvangstbalie inrichten
23
Bewegwijzering ophangen
24
Toiletten controleren
25
Begeleiding kort instrueren
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Deelnemers welkom heten
2 personen
28
Kinderraad openen
29
Agenda en spelregels toelichten
30
Presentatie verzorgen
2 personen
31
Pauzedranken en hapjes serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Groepsopdrachten begeleiden
4 personen
34
Avondmaaltijd serveren
4 personen
35
Besluiten en acties vastleggen
2 personen
36
Vragenronde begeleiden
2 personen
37
Kinderraad afsluiten
38
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Ruimte schoonmaken
2 personen
43
Techniek uitschakelen
2 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Aanwezigheidslijst verwerken
47
Notulen en acties uitwerken
2 personen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Kantoor

Naambadgesaantal 40
Pennenaantal 45
Notitieblokkenaantal 40
Flip-overblokkenaantal 3
Stiftenaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Klembordenaantal 8
Presentatiemappenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en vraag om aanmelding, afmelding, dieetwensen en oudertoestemming in één keer. Zo hoef je ontbrekende gegevens niet vlak voor de bijeenkomst na te jagen.
Zet de agenda niet alleen op papier: print ook formulieren en richt per werktafel de benodigde pennen, notitieblokken, stiften en plakbriefjes in. Reken per deelnemer op één pen en één werkplek.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, microfoon en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor met dezelfde presentatie. Neem de presentatie ook geprint mee, zodat het programma niet stilvalt bij een technisch probleem.
Plan de ruimte-indeling vóór je tafels en stoelen klaarzet. Houd de ontvangsttafel vrij bij de ingang, leg naambadges daar op alfabetische volgorde en hang bewegwijzering op voordat de eerste kinderen binnenkomen.
Bestel catering pas nadat het deelnemersaantal en de dieetwensen zijn gecontroleerd, maar regel houdbare dranken en servies uiterlijk een week vooraf. Zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar en koel dranken enkele uren voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je kinderen uit voor een kinderraadbijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur drie weken voor de bijeenkomst. Sluit de aanmeldingen vijf tot zeven dagen vooraf, zodat je catering, werktafels, naambadges en formulieren op tijd kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kinderraadbijeenkomst klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw. Zet eerst tafels, stoelen en werktafels neer, sluit daarna de techniek aan en richt als laatste de ontvangstbalie, naambadges en bewegwijzering in.
Wanneer test je de techniek voor een kinderraadbijeenkomst?: Test laptop, beamer, scherm, speaker, microfoon en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 15 minuten voordat deelnemers binnenkomen.
Hoeveel werkmateriaal heeft elk kind nodig bij een kinderraadbijeenkomst?: Leg per deelnemer minimaal één pen, één notitieblok en één werkplek klaar. Voor gezamenlijke werkvormen kun je per tafel één flip-overblok, een set stiften en een stapel plakbriefjes voorzien.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.