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Kinderratsitzung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kinderratsitzung braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein Programm. Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen der Eltern sollten früh gesammelt werden, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt. Plane außerdem ausreichend Zeit für Technik, Sitzordnung, Empfang und die Einweisung der Betreuer ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Einladung bis zum vorbereiteten Raum und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Abmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einverständniserklärungen der Eltern sammeln

  • Agenda und Programm erstellen

    2 Personen

  • Sprecher und Gäste bestätigen

  • Raum reservieren

  • Catering bestellen

  • Arbeitsmethoden vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Programm und Formulare drucken

  • Präsentation prüfen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Arbeitstische einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangstheke einrichten

  • Beschilderung anbringen

  • Toiletten kontrollieren

  • Betreuer kurz einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Kinderrat eröffnen

  • Ablaufplan und Spielregeln erläutern

  • Präsentation übernehmen

    2 Personen

  • Pausengetränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Gruppenaufgaben betreuen

    4 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Beschlüsse und Maßnahmen festhalten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Kinderrat abschließen

  • Abreise der Teilnehmer begleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste bearbeiten

  • Protokolle und Maßnahmen ausarbeiten

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Büro

  • NamensschilderAnz. 40
  • StifteAnz. 45
  • NotizblöckeAnz. 40
  • Flipchart-BlöckeAnz. 3
  • StifteAnz. 24
  • KlebezettelAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 8
  • PräsentationsmappenAnz. 40

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TellerAnz. 45
  • BestecksetsAnz. 45
  • KaffeetassenAnz. 30
  • ServiertablettsAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelketteAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen möglichst 3 bis 4 Wochen vor der Sitzung und setze eine verbindliche Rückmeldefrist von mindestens 7 Tagen. So kannst du Zu- und Absagen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen rechtzeitig nachhalten.
  • Bestätige Sprecher und Gäste spätestens 1 Woche vorher und erstelle danach die Agenda. Drucke Programm und Formulare nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 2 Tage vorher.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Präsentation und die Lautstärke im gesamten Raum.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Arbeitstische, Empfangstheke, Namensschilder und Beschilderung sollten fertig sein, bevor die ersten Kinder eintreffen.
  • Kühle Getränke einige Stunden vorher und bereite Snacks mit Blick auf die gemeldeten Ernährungswünsche vor. Stelle beim Empfang eine Anwesenheitsliste bereit und weise die Betreuer 15 Minuten vor Beginn kurz ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kinderratsitzung organisieren?
Beginne idealerweise 4 Wochen vorher mit Raum, Einladungen und ersten Zusagen. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Absagen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen geprüft sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kinderratsitzung?
Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Empfang, Beschilderung, Technik und Arbeitstische ein. Der Techniktest sollte spätestens am Vortag stattfinden, damit am Veranstaltungstag Zeit für Fehler bleibt.
Wann soll ich die Einverständniserklärungen der Eltern sammeln?
Fordere sie direkt mit der Einladung an und setze eine Frist 7 bis 10 Tage vor der Sitzung. Prüfe danach die Liste und hake fehlende Erklärungen spätestens 2 Tage vor Beginn nach.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Kinderratsitzung?
Rechne bei einer Sitzung von bis zu 3 Stunden mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Kind. Stelle zusätzlich Becher und Wasserkannen bereit und kühle die Getränke einige Stunden vor dem Empfang.

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