Checklist voor een kinderraadbijeenkomst organiseren

Een kinderraadbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een agenda en een vergaderruimte. Je regelt vooraf aanmeldingen, dieetwensen en oudertoestemmingen, en zorgt dat kinderen direct weten waar ze moeten zijn en wat ze gaan doen. Plan naast overleg ook werkvormen, schrijfmaterialen en een duidelijke ontvangst. Test laptop, beamer, speaker en microfoon uiterlijk de dag ervoor. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken en op de bijeenkomst zelf geen praktische zaken te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Afmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Oudertoestemmingen verzamelen
Agenda en programma opstellen
2 personen
Sprekers en gasten bevestigen
Ruimte reserveren
Catering bestellen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
Agenda en formulieren printen
Presentatie controleren
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Werktafels inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Ontvangstbalie inrichten
Bewegwijzering ophangen
Toiletten controleren
Begeleiding kort instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Kinderraad openen
Agenda en spelregels toelichten
Presentatie verzorgen
2 personen
Pauzedranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Groepsopdrachten begeleiden
4 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Besluiten en acties vastleggen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Kinderraad afsluiten
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Aanwezigheidslijst verwerken
Notulen en acties uitwerken
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 3

Kantoor

Naambadgesaantal 40
Pennenaantal 45
Notitieblokkenaantal 40
Flip-overblokkenaantal 3
Stiftenaantal 24
Plakbriefjesaantal 12
Klembordenaantal 8
Presentatiemappenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel oudertoestemmingen en dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Controleer de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat catering en zitplaatsen kloppen.
Maak de agenda concreet met tijden voor ontvangst, uitleg, werkvormen, pauze en afronding. Zet per onderdeel klaar welke formulieren, flip-overblokken, stiften of plakbriefjes nodig zijn.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, microfoon en verlengkabels minimaal 1 dag vooraf op dezelfde plek als tijdens de bijeenkomst. Bewaar de presentatie ook offline op de laptop.
Richt 30 tot 45 minuten voor aanvang de ontvangstbalie, werktafels en bewegwijzering in. Leg naambadges, pennen, notitieblokken en klemborden klaar voordat de eerste kinderen binnenkomen.
Zet dranken pas kort voor de start koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Controleer vóór ontvangst ook de toiletten en geef begeleiders een korte taakverdeling, inclusief wie afmeldingen en vragen opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een kinderraadbijeenkomst meestal?: Reken voor een bijeenkomst met kinderen meestal op 1,5 tot 2 uur, inclusief ontvangst en een korte pauze. Plan werkvormen in blokken van maximaal 30 tot 40 minuten en houd 10 minuten over voor afronding.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kinderraadbijeenkomst versturen?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding, afmelding, dieetwensen en oudertoestemming en sluit de definitieve registratie ongeveer 3 dagen vóór de bijeenkomst.
Wanneer test ik de techniek voor een kinderraadbijeenkomst?: Test laptop, beamer, scherm, speaker, microfoon en verlengkabels uiterlijk de dag ervoor. Controleer op de dag zelf nog 30 minuten voor aanvang of alles aangesloten is en de presentatie goed opent.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 45 minuten voor tafels, stoelen, werkmaterialen, ontvangstbalie en bewegwijzering. Met catering, techniek en meerdere werktafels is 60 minuten voorbereiding praktischer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.