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Kinderkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kinderkonzert braucht mehr als einen gebuchten Saal und einen Auftritt. Technik, Anmeldung, Barrierefreiheit, Ernährungswünsche und der Ablauf müssen früh zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von Budget und Künstlerauswahl bis zur Registrierung, Verpflegung und Ausstattung vor Ort. Besonders bei Funkmikrofonen, Lautsprecherkabeln, Kinderaktivitäten und Helfereinteilung entstehen sonst am Veranstaltungstag schnell Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Künstler festlegen

  • Musikrechte prüfen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheit erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Anreise des Künstlers bestätigen

  • Technische Anforderungen erfragen

  • Catering reservieren

  • Kinderaktivitäten auswählen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

  • Kontaktliste erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Armbänder bereitlegen

  • Dekoration einkaufen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Künstlerbriefing versenden

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Bühne kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Kinderbereiche abgrenzen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Licht testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlergarderobe einrichten

  • Letztes Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kinderkonzert betreuen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Kinder begleiten

    3 Personen

  • Foto- und Filmfreigabe prüfen

  • Pause ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Künstler verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle zusammenklappen

    3 Personen

  • Tische zusammenklappen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen melden

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 100
  • KindertischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • Umkleidetisch
  • KlappstühleAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherkabelAnz. 4
  • MikrofonkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 2
  • NotenständerAnz. 4
  • Bühnenmonitor
  • Laptop für Musik
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • Ballonbogen
  • WimpelketteAnz. 6
  • Hintergrundtuch
  • Bühnenvorhang
  • PapiersterneAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare TellerAnz. 120
  • KindergeschirrsetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Kasten
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 120
  • ArmbänderAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 3
  • KugelschreiberAnz. 12
  • ProgrammkartenAnz. 120

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Frage die technischen Anforderungen des Künstlers mindestens 4 Wochen vor dem Konzert ab. Kläre dabei aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Notenständer, Bühnenmonitor und benötigte Kabel.
  • Öffne die Anmeldung spätestens 3 Wochen vorher und erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf. Verschicke Park- und Anreiseinformationen einige Tage vor dem Konzert erneut.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch und bereite Namensschilder sowie Armbänder vor. Teile mindestens 2 Helfer für Einlass und Anmeldung ein, damit Familien nicht während des Konzertbeginns warten.
  • Prüfe die Sitzordnung mit Stühlen, Kindertischen und Klappstühlen vor dem Aufbau. Reserviere außerdem Platz für Umkleide, Buffet und Kinderaktivitäten, statt diese Bereiche erst vor Ort zu suchen.
  • Teste Laptop für Musik, Funkmikrofone, Lautsprecherkabel, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien am Vortag. Dekoration wie Wegweiser, Bühnenvorhang und LED-Spots sollte dann bereits vollständig bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Saal für ein Kinderkonzert reservieren?
Reserviere den Saal idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Künstler, Technik, Catering und Programm auf den verfügbaren Termin abzustimmen.
Wann sollte man Einladungen für ein Kinderkonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit Sitzplätze, Verpflegung und Namensschilder planbar sind.
Wie viele Helfer braucht man bei einem Kinderkonzert?
Plane mindestens 1 Helfer für je 25 bis 30 Kinder ein, zusätzlich 2 Personen für Registrierung und Einlass. Bei mehreren Kinderaktivitäten oder einem separaten Buffet brauchst du weitere feste Zuständigkeiten.
Wann sollte die Tontechnik für ein Kinderkonzert geprüft werden?
Frage die technischen Anforderungen mindestens 4 Wochen vorher ab und teste die komplette Anlage spätestens am Vortag. Prüfe dabei auch Ersatzbatterien, Kabel, Mikrofonständer und den Bühnenmonitor.

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