Checklist pour organiser un concert pour enfants

Un concert pour enfants demande plus qu’une réservation de salle et d’artiste. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accessibilité, préparer la technique, organiser l’accueil et prévoir des activités avant ou après la représentation. Cette checklist rassemble 79 tâches et 55 éléments à prévoir, depuis le budget jusqu’au rangement. Suivez-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les piles, les câbles, les informations pratiques et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Réserver l’artiste
Vérifier les droits musicaux
Établir le programme
2 personnes
Fixer le budget
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Envoyer les infos de parking
Confirmer le trajet de l’artiste
Demander les besoins techniques
Réserver le catering
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Élaborer le déroulé
Établir la liste de contacts
Répartir les bénévoles
Préparer les badges nominatifs
Préparer les bracelets
Acheter la décoration
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Envoyer le briefing aux artistes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Vérifier le podium
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Délimiter les zones enfants
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir l'artiste
2 personnes
Aménager la loge des artistes
Effectuer la dernière balance
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le concert pour enfants
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
Accompagner les enfants
3 personnes
Vérifier l’autorisation photo et vidéo
Annoncer la pause
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Faire ses adieux à l’artiste
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets perdus
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Plier les chaises
3 personnes
Replier les tables
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Emballer les instruments
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Signaler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pour enfantsqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de loge
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Boîtiers DIqté 2
Pieds de microqté 4
Moniteur de scène
Ordinateur portable pour la musique
Piles de rechangeqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlande de fanionsqté 6
Bâche de fond
Drapé de scène
Étoiles en papierqté 20
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Panneaux réutilisablesqté 120
Sets de couverts pour enfantsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants en caoutchoucqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Presse-papiersqté 3
Stylos à billeqté 12
Cartes du programmeqté 120

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et l’artiste, puis fixez rapidement le budget et le programme. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, les droits musicaux et la logistique.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le concert et regroupez les informations dans une liste unique. Notez les besoins alimentaires, l’accessibilité et les coordonnées des familles afin que l’accueil puisse répondre sans chercher dans plusieurs fichiers.
Demandez les besoins techniques de l’artiste avant de louer ou d’installer le matériel. Vérifiez notamment la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds, les câbles, les multiprises, les rallonges, les boîtiers DI et le moniteur de scène.
Répartissez les bénévoles au plus tard une semaine avant l’événement. Prévoyez des personnes distinctes pour l’inscription, l’orientation, les activités enfants, le buffet et l’accompagnement de l’artiste.
Faites une répétition du déroulé le jour même avec les responsables concernés. Testez le son et les projecteurs LED avant l’arrivée du public, installez les panneaux de direction et gardez des piles de rechange à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pour enfants ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et l’artiste, vérifier les droits musicaux, ouvrir les inscriptions et confirmer les besoins techniques et alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour un concert pour enfants ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date du concert. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de finaliser les bracelets, les badges, le buffet et la répartition des places.
Quel matériel faut-il prévoir pour un concert pour enfants ?: Prévoyez au minimum le matériel de son demandé par l’artiste, des microphones, des pieds, les câbles correspondants, des multiprises, des rallonges et des piles de rechange. Ajoutez les chaises, les tables enfants, la table d’inscription et l’éclairage selon la salle.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert pour enfants ?: Pour un petit concert, comptez au moins 1 bénévole pour 20 à 25 enfants, en plus de la personne qui coordonne l’événement. Ajoutez des responsables distincts pour l’accueil, la technique, les activités et l’accompagnement de l’artiste.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.