Kinderkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location anschließend. Prüfe dabei frühzeitig Genehmigungen und Versicherungsdaten, damit diese Punkte nicht kurz vor dem Konzert offenbleiben.
• Öffne das Anmeldeformular mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert. Frage dort nicht nur Namen und Kontaktdaten ab, sondern auch Ernährungswünsche und Hinweise zur Barrierefreiheit.
• Plane die Plätze für Kinder getrennt von der allgemeinen Bestuhlung. Erstelle Namensschilder und eine Teilnehmer-Kontaktliste spätestens 3 Tage vorher, damit die Registrierung am Eingang zügig läuft.
• Schicke Künstlern und Begleitpersonen die Bühnenaufteilung, Route und Parkinformationen mindestens 5 Tage vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob Mischpult, Funkmikrofone, Lautsprecher, Kabel und DI-Boxen zusammenpassen.
• Teile Freiwillige mit festen Aufgaben für Registrierung, Sitzplätze, Getränke und Technik ein. Kaufe haltbare Materialien 2 bis 3 Tage vorher, kühle Getränke am Vortag und stelle Musikprogramm sowie übrige Materialien vor dem Öffnen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Künstlern. Anmeldung, Helferplanung und technische Abstimmung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert laufen.

Wie viele Helfer braucht man für ein Kinderkonzert?

Plane mindestens 1 Person für die Registrierung, 1 bis 2 für Sitzplätze und Betreuung sowie 1 verantwortliche Person für Technik und Ablauf ein. Bei mehr als 50 Kindern solltest du zusätzlich 2 Helfer für Einlass und Orientierung einteilen.

Wann sollte man Getränke und Verpflegung für ein Kinderkonzert vorbereiten?

Kaufe haltbare Lebensmittel und Verbrauchsmaterialien 2 bis 3 Tage vorher. Getränke kommen am Vortag in Kühlboxen oder Kühlschränke; Thermoskannen und Wasserkannen füllst du erst kurz vor dem Einlass.

Was muss am Veranstaltungstag vor dem Kinderkonzert geprüft werden?

Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher. Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Kabel, stelle Bühne und Sitzplan auf, bereite den Registrierungstisch vor und prüfe, ob Namensschilder, Musikprogramm und Getränke bereitliegen.

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