Checklist pour organiser un concert pour enfants

Un concert pour enfants demande une préparation précise, car la programmation, l’accueil des familles et la technique doivent fonctionner ensemble. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis réserve les artistes et vérifie les autorisations et l’assurance. Les inscriptions servent ensuite à connaître le nombre d’enfants, leurs besoins alimentaires et les informations d’accessibilité. À l’approche du jour J, concentre-toi sur le plan de scène, les bénévoles, le matériel et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver des artistes et des accompagnateurs
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Établir la liste de contact des participants
Confirmer les réservations
Imprimer le programme musical
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Établir un plan de table pour les enfants
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations sur les artistes
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager la scène
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
3 personnes
Accompagner les enfants à leurs places
4 personnes
Annoncer le programme
Réaliser le concert pour enfants
6 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner les enfants au départ
4 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Couvrir les restes de nourriture
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Remercier les personnes impliquées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pour enfantsqté 8
Table d'inscription
Tables de cateringqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pieds de microqté 8
Clavier
Support de clavier
Amplificateur de guitare
Éléments de podiumqté 4
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Fourchettes réutilisablesqté 100
Couteaux réutilisablesqté 50
Louchesqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Fond de scène
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Autre

Trousse de premiers secours
Talkies-walkiesqté 4
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Supports de badges nominatifsqté 20
Brochures du programmeqté 110
Braceletsqté 100
Caisse ou coffre à argent

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu suffisamment tôt, puis confirme les artistes et les accompagnateurs avant d’envoyer les invitations. Cela évite de communiquer un programme encore incertain.
Ferme les inscriptions à une date précise, idéalement 7 à 10 jours avant le concert. Tu auras ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, l’accessibilité et la liste de contacts.
Prépare la technique avec un plan de scène écrit : table de mixage, microphones sans fil, pieds, câbles, boîtiers DI, clavier et amplificateur doivent être vérifiés avant l’ouverture du lieu.
Prévois l’accueil des enfants séparément du catering : une table d’inscription, des badges nominatifs, des chaises, des tables adaptées et des portants à vêtements réduisent les files et les oublis.
La veille, refroidis les boissons et rassemble tout le matériel, y compris les rallonges, multiprises, gaffer, carafes d’eau, thermos et glacières. Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour tester le son avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert pour enfants ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu et les artistes, puis les 2 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, à la technique et à l’accueil.
Quand fermer les inscriptions pour un concert pour enfants ?: Ferme le formulaire 7 à 10 jours avant le concert. Ce délai permet de confirmer les réservations, de recueillir les besoins alimentaires et d’établir la liste de contacts des participants.
Quel matériel technique prévoir pour un concert pour enfants ?: Prévois notamment une table de mixage, des microphones, des pieds, des câbles, des boîtiers DI, des multiprises et des rallonges. Ajoute le clavier, son support, l’amplificateur de guitare et les éléments de podium si le programme musical l’exige.
Quand préparer la salle le jour du concert ?: Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce temps permet d’installer les tables et les chaises, de préparer l’inscription, de tester le son, de disposer le catering et de répartir les bénévoles.

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