Kabarettabend organisieren – von der Planung bis zum Auftritt
Bei einem Kabarettabend hängen Stimmung und Ablauf stark von drei Dingen ab: einem passenden Saal, verlässlich bestätigten Künstlern und funktionierender Technik. Lege zuerst Datum und Programm fest, reserviere danach den Veranstaltungsort und kläre die technischen Anforderungen jedes Auftritts. Anschließend folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering und der Ablaufplan. Am Veranstaltungstag brauchst du genügend Zeit für Aufbau, Soundcheck, Backstage und die Begrüßung der Gäste – besonders dann, wenn mehrere Künstler auftreten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
- 3
Auftritte und Künstler bestätigen
2 Personen
- 4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Künstlerinformationen sammeln
- 9
Programm und Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 10
Catering bestellen
2 Personen
- 11
Technik reservieren
- 12
Route und Parktipps versenden
- 13
Besucherliste und Diätliste ausdrucken
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Künstlerbriefing versenden
- 16
Saal und Backstage kontrollieren
2 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 18
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 19
Backdrop und Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Licht und Kabel installieren
3 Personen
- 21
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 22
Mikrofone testen
2 Personen
- 23
Auftritte technisch durchgehen
3 Personen
- 24
Umkleide einrichten
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
- 29
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 30
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Event
- 31
Türen öffnen und Besucher empfangen
3 Personen
- 32
Programm ankündigen
- 33
Auftritte betreuen
2 Personen
- 34
Getränke servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Snacks servieren
2 Personen
- 37
Pause betreuen
3 Personen
- 38
Abschied und Garderobe betreuen
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 40
Geschirr einsammeln und abwaschen
3 Personen
- 41
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 42
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 43
Saal reinigen
3 Personen
- 44
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 45
Dekoration entfernen
2 Personen
- 46
Technik und Materialien einpacken
3 Personen
- 47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- UmkleidetischeAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 6
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 80
- KaffeebecherAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
- KannenAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- ArbeitslampenAnz. 2
- KabelmattenAnz. 6
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Saal nicht nur nach der erwarteten Gästezahl. Berücksichtige zusätzlich Platz für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Kabelwege und einen separaten Umkleidebereich; richte den Bühnenbereich spätestens am Veranstaltungstag vollständig frei ein.
- Sammle die technischen Anforderungen der Künstler frühzeitig und bestätige sie mindestens 14 Tage vor dem Termin. Prüfe dabei Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel.
- Verschicke Einladungen mit Anmeldeschluss und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen. Drucke Besucher- und Diätliste am Veranstaltungstag aus, damit Catering und Empfang nicht auf einzelnen Nachrichten aufbauen müssen.
- Schicke Künstlern mindestens eine Woche vorher ein Briefing mit Auftrittszeit, Ankunft, Parkhinweisen, Ansprechpartner und Ablauf. Plane pro Auftritt einen technischen Durchlauf ein, statt Mikrofone und Licht erst kurz vor dem Einlass zu testen.
- Kühle Getränke rechtzeitig und richte Kaffee, Wasser, Gläser und Geschirr vor dem Einlass ein. Für den Backstage-Bereich werden außerdem Umkleidetische, Stühle und ein Garderobenständer leicht vergessen – kontrolliere diesen Raum zusammen mit Saal und Technik.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kabarettabend planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Saalreservierung. Künstler, Technik und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
- Wann sollte ich die Künstler für einen Kabarettabend buchen?
- Bestätige die Auftritte idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Kabarettabend. Hole technische Anforderungen und Künstlerinformationen spätestens 14 Tage vorher vollständig ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kabarettabend?
- Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Bühne, Dekoration, Licht und Tontechnik ein. Für mehrere Künstler oder einen ungewohnten Saal sind 4 bis 5 Stunden realistischer.
- Wann sollte ich Einladungen für einen Kabarettabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und setze den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher. So bleiben noch einige Tage für Diätliste, Besucherliste und Cateringbestellung.
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