Zo organiseer je een cabaretavond zonder technische verrassingen
Begin met de datum, het programma en de zaal; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Bevestig vervolgens de artiesten en verzamel hun technische wensen, zodat je microfoons, luidsprekers, licht en podium op tijd kunt regelen. Werk daarna het draaiboek uit met ruimte voor opbouw, soundcheck, pauze en afbouw. In de laatste week verwerk je aanmeldingen en dieetwensen, verstuur je route-informatie en controleer je de zaal, backstage en kleedruimte.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaal reserveren
- 3
Optredens en artiesten bevestigen
2 personen
- 4
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Artiesteninformatie verzamelen
- 9
Programma en draaiboek uitwerken
2 personen
- 10
Catering bestellen
2 personen
- 11
Techniek reserveren
- 12
Route en parkeertips versturen
- 13
Bezoekerslijst en dieetlijst printen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Artiestenbriefing versturen
- 16
Zaal en backstage controleren
2 personen
- 17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 18
Podiumzone vrijmaken
2 personen
- 19
Achterdoek en decor ophangen
2 personen
- 20
Licht en kabels installeren
3 personen
- 21
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
- 22
Microfoons testen
2 personen
- 23
Optredens technisch doorlopen
3 personen
- 24
Kleedruimte inrichten
2 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
- 27
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 28
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
- 29
Entree en garderobe inrichten
2 personen
- 30
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Event
- 31
Deuren openen en bezoekers ontvangen
3 personen
- 32
Programma aankondigen
- 33
Optredens begeleiden
2 personen
- 34
Dranken serveren
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Hapjes serveren
2 personen
- 37
Pauze begeleiden
3 personen
- 38
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen
Nazorg
- 39
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 40
Servies verzamelen en afwassen
3 personen
- 41
Eten en drinken opruimen
2 personen
- 42
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
- 43
Zaal schoonmaken
3 personen
- 44
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 45
Decoratie verwijderen
2 personen
- 46
Techniek en materialen inpakken
3 personen
- 47
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Kleedkamerstoelenaantal 6
Servies
- Drinkglazenaantal 80
- Koffiemokkenaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
- Kannenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Laptop
- HDMI-kabel
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 4
- Werklampenaantal 2
- Kabelmattenaantal 6
Decoratie
- Achterdoek
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek niet pas op de dag zelf. Reserveer geluidsapparatuur en licht en loop de optredens vooraf technisch door; test draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en alle kabels vóór de bezoekers binnenkomen.
- Vraag artiesten uiterlijk enkele weken voor de avond om hun technische wensen en informatie voor de briefing. Zo weet je op tijd hoeveel microfoons, standaards, aansluitingen en ruimte op het podium nodig zijn.
- Zet in het draaiboek vaste tijden voor opbouw, soundcheck, zaalopenstelling, pauze en afbouw. Houd minstens 30 minuten speling vóór de start aan voor een kabelprobleem of een extra microfoontest.
- Print de bezoekerslijst en dieetlijst niet pas tijdens de inloop. Doe dat vooraf en richt catering in met borden, bestek, glazen, kannen en serveerbladen; koel dranken ruim vóór de zaal opengaat.
- Controleer backstage en kleedruimte vóór de artiesten arriveren. Zet kleedkamerstoelen en -tafels klaar, maak de podiumzone vrij en werk kabels af met kabelmatten zodat publiek en medewerkers veilig kunnen lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een cabaretavond organiseren?
- Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Bevestig artiesten en techniek daarna zo snel mogelijk, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen, aanmeldingen en wijzigingen in het programma.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een cabaretavond?
- Plan minimaal 3 uur voor tafels en stoelen, decor, licht, geluid en het aansluiten van kabels. Reserveer daarna nog 30 tot 60 minuten voor de technische doorloop en de microfoontest.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een cabaretavond?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en vraag om aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de avond, zodat catering en bezoekerslijst nog kunnen worden aangepast.
- Hoeveel microfoons heb je nodig voor een cabaretavond?
- Dat hangt af van het programma, maar controleer per optreden hoeveel sprekers tegelijk op het podium staan. Leg minimaal één geteste microfoon per gelijktijdige spreker klaar en houd één reserveoplossing achter de hand.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!