Cómo organizar una noche de cabaret sin perder el control
Una noche de cabaret necesita dos planes coordinados: el del espectáculo y el de la recepción del público. Empieza cerrando fecha, sala, artistas y necesidades técnicas; después organiza inscripciones, catering y montaje. Reserva tiempo específico para el backstage, los cambios de vestuario y las pruebas de sonido, porque suelen quedar fuera del calendario. El día del evento, trabaja con un programa horario único y una persona responsable de cada área.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Confirmar actuaciones y artistas
2 personas
- 4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Recopilar información de los artistas
- 9
Elaborar el programa y el plan de trabajo
2 personas
- 10
Pedir el catering
2 personas
- 11
Reservar técnica
- 12
Enviar indicaciones de ruta y aparcamiento
- 13
Imprimir la lista de asistentes y la lista de dietas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enviar briefing a los artistas
- 16
Comprobar la sala y el backstage
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 19
Colgar el telón de fondo y la decoración
2 personas
- 20
Instalar luces y cables
3 personas
- 21
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 22
Probar los micrófonos
2 personas
- 23
Revisar técnicamente las actuaciones
3 personas
- 24
Preparar el vestuario
2 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Montar el punto de café y té
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
- 28
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 29
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 30
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Evento
- 31
Abrir las puertas y recibir a los visitantes
3 personas
- 32
Anunciar el programa
- 33
Coordinar las actuaciones
2 personas
- 34
Servir las bebidas
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
2 personas
- 36
Servir aperitivos
2 personas
- 37
Gestionar la pausa
3 personas
- 38
Gestionar la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 40
Recoger y lavar la vajilla
3 personas
- 41
Recoger comida y bebida
2 personas
- 42
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 43
Limpiar la sala
3 personas
- 44
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 45
Retirar la decoración
2 personas
- 46
Empaquetar el equipo técnico y los materiales
3 personas
- 47
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas del vestuariocant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátil
- Cable HDMI
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 4
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Lámparas de trabajocant. 2
- Alfombrillas para cablescant. 6
Decoración
- Telón de fondo
- Mantelescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Pide a cada artista la duración de su actuación, necesidades de micrófonos, música, iluminación y tiempo de montaje; sin esos datos, la prueba técnica se retrasa.
- Programa la llegada de los artistas al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Ese margen permite revisar el escenario, preparar el vestuario y corregir problemas de sonido sin público en la sala.
- Haz las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes. Imprime el listado de asistentes y dietas el mismo día de la compra o del pedido del catering.
- Deja libre la zona del escenario y separa el backstage del recorrido del público. Coloca percheros, mesas y sillas de vestuario antes de instalar la decoración, para no bloquear después los cables ni las entradas.
- Haz una prueba completa, no solo una comprobación rápida de micrófonos: conecta sonido, luces, portátil y cables, y revisa cada actuación en el orden del programa. Enfría las bebidas y prepara la vajilla antes de que empiece la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cabaret?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, confirmar artistas y contratar la técnica. Deja cerrados el programa y el catering al menos 2 semanas antes; las dietas deberían estar recopiladas 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los artistas?
- Calcula 2 horas antes de la apertura de puertas. Así pueden preparar el vestuario, revisar el backstage y hacer una prueba técnica completa; para actuaciones con cambios complejos, añade otros 30 minutos.
- ¿Cuándo se hace la prueba de sonido de un cabaret?
- Hazla el mismo día, después de instalar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y luces, y antes de recibir al público. Reserva entre 60 y 90 minutos si participan varios artistas o hay música y cambios de escena.
- ¿Cuánta bebida y comida hay que preparar para una noche de cabaret?
- Para la recepción, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el resto al programa. Confirma el número final de asistentes y las dietas 7 días antes para pedir el catering y preparar vasos, platos y cubiertos sin improvisar.
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