Jubiläumsmesse organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Datum, Programm und Geländeaufteilung fest. Plane für jeden Marktstand, jedes Partyzelt und jede Sitzgruppe eine konkrete Fläche ein und halte die Wege zwischen den Bereichen frei.
• Bestätige Standbetreiber nicht nur mündlich, sondern spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe schriftlich. Frage dabei auch nach Strombedarf, Aufbauzeit und besonderen Anforderungen.
• Verschicke Einladungen erst, wenn Programm und Lageplan weitgehend stehen. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend, damit du die Verpflegung nicht erst am Veranstaltungstag nachrechnen musst.
• Drucke Lageplan, Programm, Namensschilder und Routenschilder spätestens 2 Tage vorher. Rechne zusätzlich mit etwa 10 Prozent Ersatzexemplaren, weil Schilder beschädigt werden oder Besucher sie mitnehmen.
• Regle Kasse, Wechselgeld und Zahlungsanfragen vor dem Aufbau. Prüfe Erste-Hilfe-Material, Werkzeug, Mehrweggeschirr und Kühlboxen am Vortag und fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsmesse organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Datum, Programm, Geländeaufteilung und Genehmigungen brauchen den längsten Vorlauf; Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wann muss ich die Standbetreiber für eine Jubiläumsmesse bestätigen?

Bestätige die Standbetreiber spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Messe. So bleibt Zeit, Standflächen, Aufbauzeiten, Strombedarf und Änderungen im Lageplan abzustimmen.

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Jubiläumsmesse?

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Teller, ein Glas und ein Besteckset ein, bei längeren Veranstaltungen zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve. Für Kaffee und Tee solltest du je Gast mindestens eine Tasse oder ein Teeglas vorsehen.

Wann soll ich Lageplan, Programm und Namensschilder drucken?

Drucke die Unterlagen spätestens 2 Tage vor der Jubiläumsmesse. Bereite zusätzlich rund 10 Prozent Ersatzexemplare vor und bewahre sie trocken und griffbereit für den Aufbau auf.

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