Cómo organizar una feria de aniversario sin perder el control

Una feria de aniversario combina puestos, invitados, comida, pagos y actividades en un mismo espacio. Empieza fijando la fecha y el programa; después distribuye el terreno, confirma a los expositores y tramita permisos. Cuando el plano esté cerrado, prepara invitaciones, señalización, materiales y dinero en efectivo. Las últimas comprobaciones deben centrarse en el tiempo, las compras, las neveras y el equipo de primeros auxilios.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Distribuir el lugar y el terreno
3 personas
3
Desarrollar la distribución de los puestos
2 personas
4
Diseñar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Contactar con los expositores
2 personas
9
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
10
Hacer reservas
11
Comprobar permisos
12
Comprobar los derechos de música
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Imprimir el plano
15
Imprimir el programa
16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
17
Preparar señales de ruta
2 personas
18
Gestionar la caja y el cambio
2 personas
19
Preparar solicitudes de pago
20
Comprobar el material de primeros auxilios
21
Reunir herramientas
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Comprobar las compras
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Llenar las neveras portátiles
2 personas
26
Clasificar la decoración
2 personas
27
Montar mesas y sillas
4 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Montar los puestos
4 personas
30
Despejar la zona del escenario
2 personas
31
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Probar el micrófono
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar los paneles informativos
2 personas
37
Montar el buffet
3 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Preparar la vajilla
2 personas
40
Montar aperitivos
3 personas
41
Preparar la caja
2 personas
42
Montar el mostrador de recepción
2 personas

Evento

43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Marcar las inscripciones
2 personas
46
Presentar el programa
47
Dar el discurso de apertura
2 personas
48
Coordinar actividades
4 personas
49
Reponer el stock del puesto
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Mantener el buffet ordenado
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Coordinar el momento de fotos
2 personas
56
Gestionar la entrega de premios
2 personas
57
Gestionar el programa musical
58
Comprobar velas e iluminación
59
Anunciar la última ronda
60
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Recoger objetos perdidos
2 personas
63
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Desmontar los puestos
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
71
Clasificar residuos
3 personas
72
Limpiar el recinto
4 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 10
Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 6
Sillascant. 80
Mesas con bancoscant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 40
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Globoscant. 200
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Accesorios para marcos de fotos
Guirnalda de números
Decoraciones de mesacant. 12

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Soportes para altavocescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Portarrollos de papel de cocinacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 8
Pinzas de basuracant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6
Soportes de luz extensiblescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de diseñar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas entre el envío y la feria para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y cambios de los expositores.
Dibuja el plano antes de reservar o colocar puestos. Separa los puestos, el buffet, las mesas y las zonas de paso, e imprime una copia para el equipo y otra para colocar en la entrada.
Confirma con cada expositor qué necesita y fija por escrito los soportes del puesto. Haz esta comprobación al menos 7 días antes para evitar descubrir el día de la feria que faltan mesas, sillas o tomas de apoyo.
Revisa permisos, derechos de música y previsión meteorológica con tiempo. Haz la última revisión del pronóstico 24 horas antes y decide entonces qué carpas, señalización o cambios de distribución hacen falta.
Prepara pagos y comida por separado del montaje. Cuenta la caja y el cambio antes de abrir, revisa todas las compras y llena las neveras portátiles justo antes de recibir a los invitados; así no dependes de compras de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aniversario?: Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha, programa, distribución y expositores; deja las 2 últimas para invitaciones, compras, permisos y comprobaciones.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una feria?: Envíalas unas 2 semanas antes de la fecha. Así puedes recibir inscripciones, recopilar preferencias dietéticas y ajustar las cantidades de comida, vajilla y asientos.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Cierra el plano entre 7 y 10 días antes. Después imprime el plano y prepara las señales de ruta; cambiar la distribución el mismo día suele provocar problemas con mesas, carpas y circulación.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la feria?: El día anterior revisa el pronóstico, permisos, derechos de música, compras, caja, material de primeros auxilios y necesidades de los expositores. Las neveras portátiles y los aperitivos pueden prepararse justo antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.