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Jubiläumsgala organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jubiläumsgala braucht früh klare Entscheidungen: zuerst Gästeliste und Einladungen, danach Catering, Sitzordnung und Programm. Plane die Anmeldung mit Ernährungswünschen und verschicke spätestens eine Erinnerung, bevor du die endgültige Gästezahl meldest. In den letzten Tagen werden Torte, Blumen, Getränke, Technik und Namensschilder konkret vorbereitet. Am Veranstaltungstag helfen feste Zeitpunkte für Abholung, Raumkontrolle und das Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Speisekarten erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Reservierung bestätigen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Torte bestellen

  • Blumen bestellen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Präsentationen sammeln

  • Sprechtexte prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Geschenk und Blumen bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Torte abholen

  • Blumen abholen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischwäsche auflegen

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichtdekoration installieren

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Einweisung für das Servicepersonal geben

    4 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Aperitifhäppchen servieren

    3 Personen

  • Gäste zum Tisch begleiten

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendbuffet betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Jubiläumsrede halten

  • Präsentation abspielen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Musik starten

  • Tanzfläche betreuen

    2 Personen

  • Späte Snacks servieren

    3 Personen

  • Verabschiedung und Dankeswort organisieren

    2 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Gläser spülen

    3 Personen

  • Buffet reinigen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische abbauen

    4 Personen

  • Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Kühlmaterialien entleeren

    2 Personen

  • Wiederverwendbare Gegenstände inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KlappischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 2
  • StehtischeAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 75
  • WeingläserAnz. 75
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • DinnermesserAnz. 75
  • EsstischgabelnAnz. 75
  • TortengabelnAnz. 75
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeekanneAnz. 3
  • TeekannenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • TortenheberAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • LebensmittelbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadegeräteAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • StoffserviettenAnz. 75
  • VasenAnz. 10
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • Jubiläumsbanner
  • FotorahmenAnz. 12
  • KonfettiAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • TischlampenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Einladungsfrist mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Gala fest. Danach bleiben dir noch einige Tage, um Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche zu prüfen, bevor du die endgültige Gästezahl an das Catering gibst.
  • Erstelle den Sitzplan erst nach Ablauf der Anmeldefrist und drucke Tischordnung, Speisekarten und Namensschilder gemeinsam. So vermeidest du, dass ein kurzfristiger Wechsel drei verschiedene Unterlagen unbrauchbar macht.
  • Plane für Reden, Präsentationen und Musik einen Techniktest spätestens am Vortag ein. Öffne jede Präsentation einmal, prüfe Anschlüsse und Lautsprecher und lege die Sprechtexte in der Reihenfolge des Programms bereit.
  • Kläre die Getränke nicht nur nach Sorten, sondern nach Kühl- und Servierkapazität. Kontrolliere am Tag vorher Kühlboxen, Champagner- und Weingläser sowie Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter.
  • Reserviere am Veranstaltungstag feste Abholzeiten für Torte und Blumen und kontrolliere die Räume vor dem Eintreffen der Gäste. Für Mobiliar, Buffet, Garderobe und Tischgedecke solltest du mindestens 90 Minuten Aufbauzeit einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsgala planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Einladungen. Vier bis 6 Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt sein, damit du Catering und Sitzordnung rechtzeitig festlegen kannst.
Wann muss ich die endgültige Gästezahl an das Catering melden?
Melde die verbindliche Zahl idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Gala. Bis dahin solltest du Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche erfasst und eine Erinnerung verschickt haben.
Wann erstellt man den Sitzplan für eine Jubiläumsgala?
Erstelle den Sitzplan nach Ende der Anmeldefrist, meist 1 bis 2 Wochen vor der Veranstaltung. Drucke Namensschilder und Speisekarten erst nach der letzten Prüfung der Tischordnung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsgala?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Garderobe, Geschirr und Dekoration ein. Wenn Technik, Präsentationen und ein Empfang mit Champagner vorgesehen sind, sind 2 bis 3 Stunden realistischer.

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