Checklist para organizar un gala de aniversario

Organizar un gala de aniversario requiere coordinar invitados, protocolo, catering y montaje en un orden muy concreto. Empieza por la lista de invitados y las invitaciones; después confirma inscripciones, preferencias dietéticas y distribución de mesas. En la última semana se cierran menús, acreditaciones, intervenciones y aspectos técnicos. El mismo día, reserva tiempo para enfriar bebidas, recoger la tarta y las flores, revisar los espacios y abrir el lugar con antelación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Elaborar los menús
Preparar acreditaciones
2 personas
Confirmar la reserva
Pedir el catering
2 personas
Pedir tarta
Encargar flores
Crear lista de reproducción
Recopilar las presentaciones
Revisar los textos de intervención
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar el regalo y las flores
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger la tarta
Recoger flores
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar el mantel
3 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar la decoración luminosa
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al servicio
4 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
Dar la bienvenida
Abrir el buffet
2 personas
Coordinar el bufé de la cena
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Pronunciar el discurso de aniversario
Reproducir la presentación
2 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
4 personas
Servir café y té
3 personas
Poner la música en marcha
Coordinar la pista de baile
2 personas
Servir aperitivos tardíos
3 personas
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Lavar los vasos
3 personas
Limpiar el buffet
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Desmontar las mesas
4 personas
Recoger sillas
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
Inventariar los artículos reutilizables
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas plegablescant. 2
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 75
Copas de vinocant. 75
Copas de champáncant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Cuchillos de cenacant. 75
Tenedores de cenacant. 75
Tenedores de tartacant. 75
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8

Cocina

Cafeteracant. 3
Teterascant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Paleta para tartascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Contenedores de alimentoscant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Cargadorescant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Servilletas de telacant. 75
Jarronescant. 10
Arreglos floralescant. 10
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Banner de aniversario
Marcos de fotoscant. 12
Confeticant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Papeleracant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha clara para responder. Después manda un recordatorio 7 días antes para cerrar inscripciones y preferencias dietéticas.
Cierra la lista definitiva de invitados entre 5 y 7 días antes. Con ese número podrás ajustar mesas rectangulares, sillas, mesas de buffet, vajilla y acreditaciones sin improvisar.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: comprueba las presentaciones, los textos de intervención, la lista de reproducción y todos los equipos necesarios para el sonido y las proyecciones.
Programa la recogida de la tarta y las flores el mismo día, pero deja al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Así tendrás margen para revisar su estado y colocarlas correctamente.
Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara una zona de servicio separada. Comprueba también que haya suficientes copas, vasos, bandejas, pinzas y utensilios para que el buffet no dependa de una sola pieza.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un gala de aniversario?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del gala. Cierra las confirmaciones aproximadamente 7 días antes y utiliza ese margen para preparar la lista definitiva, las mesas y las acreditaciones.
¿Cuándo hay que confirmar el catering de un gala de aniversario?: Confirma la reserva y el pedido del catering entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una estimación fiable de asistentes. Comunica entonces las preferencias dietéticas y el menú definitivo.
¿Cuándo se debe probar la técnica y las presentaciones?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes del evento y repite una comprobación breve al abrir la ubicación. No esperes a que lleguen los invitados para revisar presentaciones, textos o equipos.
¿A qué hora hay que recoger la tarta y las flores?: Recógelas el mismo día y calcula que estén en el lugar al menos 2 horas antes del inicio. Ese margen permite revisar la tarta, colocar las flores y resolver cualquier problema sin retrasar la recepción.

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