Jubileumgala organiseren: checklist van begin tot einde
Een jubileumgala vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie zaal en een diner. Je moet vroeg weten wie komt, welke dieetwensen gelden en hoe de tafels worden ingedeeld. Daarna volgen catering, taart, bloemen, techniek en presentaties, met op de dag zelf een strakke controle van ruimtes, drank en materialen. Gebruik deze checklist in volgorde en plan de laatste bevestigingen ruim vóór de gasten arriveren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menukaarten opstellen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Reservering bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Taart bestellen
Bloemen bestellen
Muziek afspeellijst maken
Presentaties verzamelen
Spreekteksten controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Cadeau en bloemen klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
Bloemen ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafellinnen leggen
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtdecoratie installeren
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing bediening geven
4 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrank serveren
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Buffet openen
2 personen
Dinerbuffet begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Jubileumtoespraak verzorgen
Presentatie afspelen
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek starten
Dansvloer begeleiden
2 personen
Late hapjes serveren
3 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Glazen afwassen
3 personen
Buffet schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels afbreken
4 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Koelmaterialen legen
2 personen
Herbruikbare spullen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Klaptafelsaantal 2
- Garderoberekkenaantal 2
- Statafelsaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 75
- Wijnglazenaantal 75
- Champagneglazenaantal 70
- Koffielepelsaantal 70
- Dinermessenaantal 75
- Dinervorkenaantal 75
- Taartvorkjesaantal 75
- Opscheplepelsaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
Keuken
- Koffiekanaantal 3
- Theepottenaantal 3
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Taartschepaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Voedselcontainersaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Opladersaantal 4
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Stoffen servettenaantal 75
- Vazenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 10
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenlintaantal 2
- Jubileumbanner
- Fotolijstjesaantal 12
- Confettieaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- Tafellampjesaantal 10
- Reservebatterijenaantal 24
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de gastenlijst en uitnodigingen minimaal 8 weken vooraf klaar. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen direct, zodat je cateringbestelling en tafelschikking niet op het laatste moment veranderen.
- Stuur 7 dagen voor het gala een herinnering en maak daarna de definitieve gastenlijst. Gebruik die lijst voor de tafelschikking, menukaarten en naambadges; een losse wijziging op de avond zelf veroorzaakt snel verwarring.
- Controleer de tafelopstelling minstens 2 weken vooraf met de locatie. Tel per tafel de stoelen, dinerborden, glazen en het bestek na en reserveer extra plaats aan een aparte tafel voor buffet, taart of presentatiemateriaal.
- Plan techniek en programma niet op dezelfde dag. Verzamel presentaties en spreekteksten uiterlijk 3 dagen vooraf, test geluid en beeld vervolgens volledig met de bestanden die tijdens het gala worden gebruikt.
- Begin op de dag zelf met de ruimtes en koeling voordat je decoratie of ontvangst regelt. Zet dranken op tijd koud, controleer warmhoudbakken en servies, en haal taart en bloemen volgens een afgesproken tijdvenster op zodat niets onbeheerd blijft staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een jubileumgala organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatiebevestiging. Leg catering, taart, bloemen en techniek uiterlijk 4 weken vooraf vast. Houd de laatste week vrij voor aanmeldingen, dieetwensen en wijzigingen.
- Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een jubileumgala?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 8 weken voor het gala. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 3 weken vooraf, zodat je daarna de catering, definitieve gastenlijst en tafelschikking kunt afronden.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jubileumgala?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water mee en stem de verdeling af op de duur van het diner, de ontvangst en eventuele toast met champagne.
- Wanneer moet ik de techniek voor een jubileumgala testen?
- Test geluid, beeld en presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf met de echte bestanden. Doe op de dag zelf nog een korte controle zodra de locatie open is; controleer dan ook aansluitingen, microfoons en het afspelen van de eerste presentatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!