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Jubiläumsessen organisieren: Diese Checkliste hilft

Ein Jubiläumsessen steht und fällt mit einer belastbaren Gästezahl, einem klaren Menü und einem Ablauf, der am Tag selbst nicht improvisiert werden muss. Kläre zuerst Ort, Zeit und Einladungen, danach Anmeldungen und Ernährungswünsche. In der letzten Woche bestätigst du Menü, Tischordnung und Ausstattung. Kurz vor dem Essen geht es um Einkäufe, Kühlung, Tischaufbau und vorbereitete Speisen. Die vollständige Checkliste führt dich durch alle 51 Aufgaben und die benötigten 38 Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Anzahl bestätigen

  • Ort und Zeiten bestätigen

  • Menü- und Diätliste festlegen

    2 Personen

  • Cateringbedarf bestellen

  • Dekoration auswählen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Rede vorbereiten

  • Tischordnung erstellen

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr prüfen

  • Geräte testen

  • Brot und Gebäck vorbereiten

    2 Personen

  • Suppe zubereiten

    2 Personen

  • Salate zubereiten

    2 Personen

  • Beläge und Aufstriche bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Mittagsbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Mittagessen servieren

    4 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Rede halten

  • Musik organisieren

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall zu den Containern bringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BuffetischeAnz. 3
  • EsstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 50
  • SuppenschalenAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6
  • Suppenschalen fürs BuffetAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 40
  • Ballonbogen
  • TischdekorationenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 45
  • Zahlen-Dekoration Jubiläum
  • VasenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichtergirlandeAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungsschwämmeAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Jubiläumsessen. So kannst du die endgültige Anzahl bestätigen und Sonderkost einplanen.
  • Bestätige Menü, Diätliste und Cateringbedarf spätestens 7 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche, die erst am Veranstaltungstag auftauchen, lassen sich bei einem festen Menü oft nicht mehr zuverlässig berücksichtigen.
  • Prüfe Geschirr und Technik 2 bis 3 Tage vorher: Teller, Gläser, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Warmhaltebehälter und Lautsprecher. Plane außerdem mindestens ein Verlängerungskabel ein, wenn Stromanschlüsse nicht direkt am Buffet liegen.
  • Kaufe haltbare Lebensmittel 3 bis 5 Tage vorher und frische Zutaten am Vortag. Getränke sollten mindestens 6 Stunden vor dem Essen gekühlt werden; Brot, Salate und Aufstriche lassen sich je nach Rezept ebenfalls am Vortag vorbereiten.
  • Stelle Tische, Stühle und Buffet am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vorher auf. Namensschilder, Tischordnung und Tischdekoration gehören dann bereits an ihren Platz, damit vor dem Eintreffen der Gäste nur noch das Essen angerichtet werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Jubiläumsessen einladen?
Verschicke die Einladungen 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lege eine Rückmeldefrist rund 14 Tage vorher fest, damit Menü, Sitzplätze und Mengen rechtzeitig geplant werden können.
Wann muss die endgültige Gästezahl für ein Jubiläumsessen feststehen?
Bestätige die endgültige Anzahl spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Essen. Für Catering und Sonderkost ist eine frühere Meldung von etwa 3 Wochen sinnvoll, wenn der Anbieter Vorlauf benötigt.
Was kann man für ein Jubiläumsessen am Vortag vorbereiten?
Salate, Suppe, Aufstriche und viele Dekorationen können am Vortag vorbereitet werden. Frische Einkäufe erledigst du ebenfalls am Vortag; Getränke sollten spätestens 6 Stunden vor Beginn gekühlt werden.
Wann soll man den Raum für ein Jubiläumsessen aufbauen?
Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste mit Tischen, Stühlen und Buffet. Plane zusätzliche 30 Minuten ein, wenn Tischordnung, Namensschilder, Dekoration oder ein Techniktest noch fehlen.

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