Ein Jubiläums-Musical organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Jubiläums-Musical laufen Theaterprobe, Veranstaltungstechnik und Bewirtung gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb nicht mit Dekoration oder Einladungen, sondern mit Datum, Programm und Saal. Danach folgen Skript, Rollen und Probenplan, bevor du Gästezahlen, Catering und Technik verbindlich organisierst. Plane in den letzten Tagen feste Prüfungen für Requisiten, Kostüme, Ton, Licht und Sitzplätze ein – dort entstehen die meisten Verzögerungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Genehmigungen und Versicherung prüfen
4
Musicalskript finalisieren
2 Personen
5
Rollenverteilung festlegen
2 Personen
6
Probenplan erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering und Kuchen bestellen
2 Personen
11
Technisches Equipment reservieren
12
Dekoration und Kostüme einkaufen
2 Personen
13
Werbe- und Programmkarten erstellen
2 Personen
14
Programmkarten drucken
15
Requisitenliste prüfen
2 Personen
16
Kostüme anprobieren und beschriften
3 Personen
17
Technische Probe durchführen
6 Personen
18
Generalprobe durchführen
8 Personen
19
Besucherliste und Sitzplan erstellen
2 Personen
20
Namensschilder und Armbänder machen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Lagerbestand und Geräte prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Kuchen und Catering abholen
2 Personen
25
Kostüme bereitlegen
3 Personen
26
Requisiten sortieren
3 Personen
27
Saal und Backstage einrichten
6 Personen
28
Bühne und Dekor aufbauen
6 Personen
29
Musikanlage anschließen
3 Personen
30
Lichtanlage ausrichten
3 Personen
31
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
32
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
35
Getränke kühlen
2 Personen
36
Kostüme und Make-up vorbereiten
3 Personen
37
Mikrofone testen
3 Personen
38
Licht- und Musiksequenzen testen
3 Personen
39
Letzte Generalprobe durchführen
8 Personen

Event

40
Publikum empfangen
4 Personen
41
Programm verteilen
2 Personen
42
Garderobe besetzen
2 Personen
43
Eröffnungsrede halten
44
Ersten Musicalteil aufführen
10 Personen
45
Pausengetränke servieren
4 Personen
46
Snacks servieren
4 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Zweiten Musicalteil aufführen
10 Personen
49
Jubiläumsrede halten
50
Kuchen anschneiden und servieren
4 Personen
51
Abendbuffet servieren
5 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Fotos und Gruppenfoto machen
2 Personen
54
Abschlussauftritt durchführen
10 Personen
55
Dankeswort und Verabschiedung organisieren
56
Verabschiedung der Gäste
3 Personen
57
Garderobe ausgeben
2 Personen

Nachbereitung

58
Catering abräumen
4 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Abfall sammeln
2 Personen
61
Technik ausschalten
3 Personen
62
Dekor und Requisiten abbauen
5 Personen
63
Saal reinigen
4 Personen
64
Backstage reinigen
2 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
67
Kostüme und Deko verstauen
3 Personen
68
Reste sicher aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
PublikumssitzeAnz. 110
TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop für Musik
Musik-Backup-USBAnz. 2

Beleuchtung

LED-BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
Fotowand-PropsAnz. 20
WegweiserAnz. 8
ProgrammkartenAnz. 120
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 160
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
Tortenmesser und TortenheberAnz. 2
KorkenzieherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiettenhalterAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2

Kostüme

KleiderständerAnz. 4
KostümhüllenAnz. 30
Make-up-SpiegelAnz. 4
Theater-Make-up-SetsAnz. 10
Make-up-PinselAnz. 20
Make-up-EntfernerAnz. 4
SicherheitsnadelnAnz. 100
GewebebandAnz. 6

Requisiten

HandrequisitenAnz. 20
DekorplattenAnz. 8
DekostoffeAnz. 6
RequisitenkistenAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
WerkzeugkisteAnz. 2

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Saal zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. So bewirbst du keine Veranstaltung, deren Rahmen noch nicht gesichert ist.
Finalisiere das Musicalskript vor der Rollenverteilung und erstelle danach den Probenplan. Für die technische Probe und die Generalprobe solltest du jeweils einen eigenen Termin einplanen, nicht nur eine kurze Durchlaufzeit am Veranstaltungstag.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin. Erst dann lassen sich Catering, Kuchen, Sitzplan und Namensschilder zuverlässig vorbereiten.
Reserviere Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker und LED-Bühnenstrahler frühzeitig. Prüfe zusätzlich Audiokabel, Verlängerungskabel, Laptop und Musik-Backup gemeinsam bei der technischen Probe.
Kontrolliere zwei bis drei Tage vorher Requisiten, Kostüme und Beschriftungen und lege die Kostüme am Vortag vollständig bereit. Eine abschließende Einkaufskontrolle verhindert, dass Tischdekoration, Ballongewichte oder Batterielaternen erst kurz vor Einlass fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläums-Musical organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Skript. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Generalprobe für ein Jubiläums-Musical stattfinden?: Plane die Generalprobe 1 bis 3 Tage vor der Aufführung, möglichst mit vollständigen Kostümen, Requisiten und Licht. Die technische Probe sollte vorher separat stattfinden, damit Ton- und Lichtprobleme nicht erst bei der Generalprobe auffallen.
Wie lange vorher muss man Catering und Kuchen bestellen?: Bestelle Catering und Kuchen mindestens 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Ernährungswünsche solltest du spätestens zu diesem Zeitpunkt gesammelt an den Anbieter weitergeben.
Was muss man vor einem Jubiläums-Musical am letzten Tag prüfen?: Am Vortag sollten Einkaufsliste, Lagerbestand, Requisiten, Kostüme, Sitzplan und Namensschilder kontrolliert sein. Lege außerdem die Kostüme bereit und stelle sicher, dass Musik-Backup, Mikrofone, Kabel und Batterielaternen am Veranstaltungsort vorhanden sind.

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