Jubiläums-Musical organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jubiläums-Musical braucht gleichzeitig Bühnenplanung, Probenorganisation und Gästebetreuung. Lege zuerst Termin, Programm, Saal und Genehmigungen fest; danach folgen Skript, Rollen, Proben und Einladungen. In den letzten 14 Tagen werden Technik, Kostüme, Requisiten, Catering und Sitzplan konkret. Die Generalprobe sollte spätestens am Vortag stattfinden, damit Mikrofone, Licht, Musik-Backup und Umbauten nicht erst vor Publikum getestet werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Genehmigungen und Versicherung prüfen
Musicalskript finalisieren
2 Personen
Rollenverteilung festlegen
2 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering und Kuchen bestellen
2 Personen
Technisches Equipment reservieren
Dekoration und Kostüme einkaufen
2 Personen
Werbe- und Programmkarten erstellen
2 Personen
Programmkarten drucken
Requisitenliste prüfen
2 Personen
Kostüme anprobieren und beschriften
3 Personen
Technische Probe durchführen
6 Personen
Generalprobe durchführen
8 Personen
Besucherliste und Sitzplan erstellen
2 Personen
Namensschilder und Armbänder machen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Lagerbestand und Geräte prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kuchen und Catering abholen
2 Personen
Kostüme bereitlegen
3 Personen
Requisiten sortieren
3 Personen
Saal und Backstage einrichten
6 Personen
Bühne und Dekor aufbauen
6 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Lichtanlage ausrichten
3 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kostüme und Make-up vorbereiten
3 Personen
Mikrofone testen
3 Personen
Licht- und Musiksequenzen testen
3 Personen
Letzte Generalprobe durchführen
8 Personen

Event

Publikum empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Musicalteil aufführen
10 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Musicalteil aufführen
10 Personen
Jubiläumsrede halten
Kuchen anschneiden und servieren
4 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fotos und Gruppenfoto machen
2 Personen
Abschlussauftritt durchführen
10 Personen
Dankeswort und Verabschiedung organisieren
Verabschiedung der Gäste
3 Personen
Garderobe ausgeben
2 Personen

Nachbereitung

Catering abräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Technik ausschalten
3 Personen
Dekor und Requisiten abbauen
5 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Backstage reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Kostüme und Deko verstauen
3 Personen
Reste sicher aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
PublikumssitzeAnz. 110
TischeAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 12
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 4
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop für Musik
Musik-Backup-USBAnz. 2

Beleuchtung

LED-BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand
Fotowand-PropsAnz. 20
WegweiserAnz. 8
ProgrammkartenAnz. 120
NamensschilderAnz. 120
ArmbänderAnz. 120

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GläserAnz. 160
KaffeetassenAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 10
Tortenmesser und TortenheberAnz. 2
KorkenzieherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiettenhalterAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2

Kostüme

KleiderständerAnz. 4
KostümhüllenAnz. 30
Make-up-SpiegelAnz. 4
Theater-Make-up-SetsAnz. 10
Make-up-PinselAnz. 20
Make-up-EntfernerAnz. 4
SicherheitsnadelnAnz. 100
GewebebandAnz. 6

Requisiten

HandrequisitenAnz. 20
DekorplattenAnz. 8
DekostoffeAnz. 6
RequisitenkistenAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
WerkzeugkisteAnz. 2

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane für die technische Probe mindestens 3 Stunden ein. Teste dabei jedes Funkmikrofon, Lautsprecher, Monitorspeaker, DI-Box, Audiokabel und den Laptop mit Musik-Backup-USB.
Beschrifte Kostüme und Kleiderbügel spätestens 7 Tage vor der Aufführung. Lege sie nach Rollen sortiert bereit, damit beim Umziehen keine Suche hinter der Bühne entsteht.
Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche 10 bis 14 Tage vorher ab. Gib diese Zahl anschließend gesammelt an Catering und Kuchenausgabe weiter.
Erstelle den Sitzplan erst, wenn die Anmeldeliste geprüft ist, und drucke Programmkarten spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Halte zusätzlich Namensschilder und Armbänder am Einlass bereit.
Rechne für Aufbau, Dekoration und Technik mit mindestens 4 Stunden am Veranstaltungstag. Stelle Bühnen- und Publikumssitze, Buffetische, Abfallbehälter, Tischdecken, Banner und Beleuchtung vor dem Einlass fertig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Jubiläums-Musical planen?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Programm und Genehmigungen. Skript, Rollenverteilung und Probenplan sollten spätestens 8 Wochen vor der Aufführung feststehen.
Wann verschicke ich die Einladungen für ein Jubiläums-Musical?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering, Sitzplan und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wann findet die Generalprobe statt?: Plane die Generalprobe spätestens am Vortag und reserviere dafür mindestens 3 Stunden. Sie sollte mit Kostümen, Requisiten, Mikrofonen, Musik, Licht und vollständigen Umbauten ablaufen.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?: Rechne mit mindestens 4 Stunden für Saal, Bühne, Sitzplätze, Technik, Buffet und Dekoration. Die Kostüme und Requisiten sollten anschließend noch mindestens 60 Minuten vor Einlass kontrolliert werden.

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