Checklist voor een jubileummusical organiseren

Een jubileummusical vraagt tegelijk om podiumplanning, repetities, techniek en ontvangst van bezoekers. Leg eerst datum, programma, zaal, script en rolverdeling vast; daarna bouw je toe naar repetities, uitnodigingen en reserveringen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar kostuumpassen, rekwisieten, programmakaarten en techniek. Deze checklist helpt je vooral met wat vaak te laat gebeurt: dieetwensen, een muziekback-up, een zitplan en een aparte technische en generale repetitie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen en verzekering controleren
Musicalscript definitief maken
2 personen
Rolverdeling vastleggen
2 personen
Repetitierooster opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en taart bestellen
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
Decoratie en kostuums inkopen
2 personen
Promotie en programmakaarten maken
2 personen
Programmakaarten afdrukken
Rekwisietenlijst controleren
2 personen
Kostuums passen en labelen
3 personen
Technische repetitie uitvoeren
6 personen
Generale repetitie uitvoeren
8 personen
Bezoekerslijst en zitplan maken
2 personen
Naamkaartjes en polsbandjes maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad en apparatuur controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Taart en catering ophalen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten sorteren
3 personen
Zaal en backstage inrichten
6 personen
Podium en decor opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie richten
3 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Kostuums en make-up klaarzetten
3 personen
Microfoons testen
3 personen
Licht- en muziekscènes testen
3 personen
Laatste doorloop uitvoeren
8 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste musicaldeel uitvoeren
10 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede musicaldeel uitvoeren
10 personen
Jubileumtoespraak houden
Taart aansnijden en serveren
4 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Foto’s en groepsfoto maken
2 personen
Slotoptreden uitvoeren
10 personen
Bedankwoord en afscheid verzorgen
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

Catering afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Techniek uitschakelen
3 personen
Decor en rekwisieten afbouwen
5 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Backstage schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Kostuums en decor opbergen
3 personen
Restanten veilig bewaren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Publieksstoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Klapstoelen backstageaantal 12
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop voor muziek
Muziekback-up USBaantal 2

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Fotowandpropsaantal 20
Pijlbordenaantal 8
Programmakaartenaantal 120
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Taartmes en taartschepaantal 2
Kurkentrekkersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Servettenhoudersaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2

Kostuums

Kledingrekkenaantal 4
Kostuumhoezenaantal 30
Make-upspiegelsaantal 4
Theatermake-upsetsaantal 10
Make-upkwastenaantal 20
Make-upremoveraantal 4
Veiligheidsspeldenaantal 100
Textieltapeaantal 6

Rekwisieten

Handrekwisietenaantal 20
Decorpanelenaantal 8
Decordoekenaantal 6
Rekwisietenbakkenaantal 8
Gaffer tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Gereedschapskistaantal 2

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische repetitie vóór de generale repetitie. Test dan alle draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers, monitoren en podiumspots met de volledige opstelling.
Maak uiterlijk 2 weken voor de voorstelling een definitieve bezoekerslijst en een zitplan. Gebruik die gegevens ook voor naamkaartjes, polsbandjes en de indeling van garderobe en publieksstoelen.
Laat dieetwensen niet tot de besteldatum liggen: verzamel ze zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de cateringbestelling door.
Label kostuums per rol en leg ze vóór de laatste repetitiedag klaar. Controleer tegelijk de rekwisietenlijst, zodat ontbrekende spullen niet pas backstage tijdens de voorstelling opvallen.
Maak naast de laptop voor muziek een muziekback-up op USB en controleer die vóór de generale repetitie. Test ook verlengkabels, stekkerdozen en lichtstatieven op de plek waar ze werkelijk worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileummusical organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal, script en rolverdeling. Reserveer technische benodigdheden en catering zodra de speeldatum en het verwachte bezoekersaantal bekend zijn.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een jubileummusical?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 weken voor de voorstelling, zodat je het zitplan, de catering en dieetwensen nog kunt verwerken.
Wanneer plan je de technische repetitie en generale repetitie?: Plan de technische repetitie 1 tot 2 weken voor de voorstelling en de generale repetitie uiterlijk 1 dag vooraf. Gebruik de technische repetitie voor geluid en licht; bewaar de generale voor het volledige programma met kostuums en rekwisieten.
Wat moet ik de dag voor een jubileummusical klaarleggen?: Leg kostuums, rekwisieten, programmakaarten, naamkaartjes en polsbandjes klaar en controleer voorraad en apparatuur. Haal taart en catering alleen op de dag ervoor als de houdbaarheid dat toelaat; anders plan je dit op de speeldag met een vast tijdstip.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.