Ein Jubiläums-Klaverjassen-Turnier Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Jubiläums-Klaverjassen-Turnier entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Spieltag pünktlich beginnt. Starte mit Ort, Einladung und Anmeldung, bevor du Runden und Tische planst. Erfasse Ernährungswünsche frühzeitig und bestätige die Teilnehmer kurz vor dem Termin. In den letzten Tagen folgen Preise, Wertungsformulare, Einkauf und die Vorbereitung von Suppe und Belag. Am Veranstaltungstag brauchst du zuerst einen klaren Aufbau, bevor die erste Runde startet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen öffnen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Teilnehmerliste aktualisieren
- 6
Preise bestellen
- 7
Location reservieren
- 8
Catering-Absprachen bestätigen
- 9
Turnierregeln festlegen
2 Personen
- 10
Rundeneinteilung erstellen
- 11
Tischnummern erstellen
- 12
Wertungsformulare drucken
- 13
Teilnehmer bestätigen
- 14
Einkaufsliste prüfen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Preise abholen
- 17
Suppe und Belag einkaufen
2 Personen
- 18
Einkäufe sortieren
2 Personen
- 19
Suppe vorbereiten
2 Personen
- 20
Preise verpacken
- 21
Materialien bereitstellen
2 Personen
Event
- 22
Location öffnen
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Tischnummern aufstellen
- 26
Spielmaterial verteilen
2 Personen
- 27
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 31
Registrierungstisch einrichten
- 32
Teilnehmer empfangen
3 Personen
- 33
Startbriefing geben
- 34
Erste Spielrunde betreuen
2 Personen
- 35
Ergebnisse sammeln
2 Personen
- 36
Kaffee und Snacks servieren
3 Personen
- 37
Zweite Spielrunde betreuen
2 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Suppe und Brot servieren
4 Personen
- 40
Dritte Spielrunde betreuen
2 Personen
- 41
Zwischenstände eingeben
2 Personen
- 42
4. Spielrunde betreuen
2 Personen
- 43
Endstände überprüfen
2 Personen
- 44
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 45
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 46
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 47
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Location reinigen
3 Personen
- 51
Spielmaterial kontrollieren
- 52
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 53
Ergebnisse teilen
- 54
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 13
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 2
Spielmaterial
- Klaverjass-KartenAnz. 15
- WertungsblöckeAnz. 15
- StifteAnz. 60
- TaschenrechnerAnz. 3
- TischnummernAnz. 13
- PreiseAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- SuppenschalenAnz. 55
- TellerAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SuppenschalenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- SuppenkellenAnz. 55
- ServiertablettsAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 15
- BallonsAnz. 50
- GirlandenAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Turnierregeln und die Rundeneinteilung fest, sobald die Anmeldung weitgehend abgeschlossen ist. Plane dabei Tischnummern und Wertungsformulare gemeinsam, damit jede Runde eindeutig zugeordnet werden kann.
- Schließe die Teilnehmerliste etwa eine Woche vor dem Turnier und bestätige die Teilnahme erneut. So kannst du Mengen für Suppe, Belag, Getränke und Geschirr anhand der tatsächlichen Personenzahl einkaufen.
- Bestelle die Preise nicht erst am Veranstaltungstag. Hole sie einige Tage vorher ab, prüfe die Anzahl und verpacke sie nach Platzierung oder Auszeichnung, damit die Übergabe am Ende schnell geht.
- Bereite Suppe, Belag und den Buffetbereich am Vortag so weit wie möglich vor. Sortiere Einkäufe, Geschirr und Servierutensilien getrennt, damit beim Aufbau nichts zwischen Spielkarten und Küchenmaterial gesucht werden muss.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, verteile Klaverjass-Karten und Wertungsblöcke und bringe danach Tischnummern, Laptop, Drucker sowie Verlängerungskabel an ihren Platz.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Jubiläums-Klaverjassen-Turnier planen?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Einladungen und Anmeldung. Regeln, Runden und Teilnehmerbestätigung sollten spätestens eine Woche vor dem Turnier feststehen.
- Wann sollte man die Anmeldung für ein Klaverjassen-Turnier schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vor dem Termin. Damit bleiben noch fünf bis sechs Tage, um die Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Tischaufteilung und Einkaufsmenge zu prüfen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Klaverjassen-Turniers?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein, bei vielen Tischen besser zwei Stunden. Tische, Stühle, Tischnummern, Karten, Wertungsblöcke und die Verpflegung sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereitstehen.
- Was muss man für die Verpflegung bei einem Klaverjassen-Turnier vorbereiten?
- Kläre die Catering-Mengen nach Ende der Anmeldung und berücksichtige alle erfassten Ernährungswünsche. Suppe, Belag, Geschirr und Servierutensilien solltest du spätestens am Vortag prüfen und die Suppe am Veranstaltungstag rechtzeitig erwärmen.
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