Zo organiseer je een jubileumklaverjastoernooi

Begin met de datum, locatie en het maximale aantal deelnemers. Open daarna de aanmeldingen en verwerk dieetwensen meteen, zodat je deelnemerslijst en catering op elkaar aansluiten. Leg de toernooiregels vast voordat je het rondeschema en de tafelnummers maakt. In de laatste week controleer je de boodschappen, bestelde prijzen en geprinte scoreformulieren; op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen openen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Prijzen bestellen
7
Locatie reserveren
8
Cateringafspraken bevestigen
9
Toernooiregels vastleggen
2 personen
10
Rondeschema maken
11
Tafelnummers maken
12
Scoreformulieren afdrukken
13
Deelnemers bevestigen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Prijzen ophalen
17
Soep en beleg inkopen
2 personen
18
Boodschappen sorteren
2 personen
19
Soep voorbereiden
2 personen
20
Prijzen verpakken
21
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Tafelnummers plaatsen
26
Spelmateriaal verdelen
2 personen
27
Buffet en bar inrichten
3 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
31
Registratietafel inrichten
32
Ontvangst deelnemers
3 personen
33
Starttoelichting geven
34
Eerste speelronde begeleiden
2 personen
35
Scores verzamelen
2 personen
36
Koffie en hapjes serveren
3 personen
37
Tweede speelronde begeleiden
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Soep en brood serveren
4 personen
40
Derde speelronde begeleiden
2 personen
41
Tussentijdse scores invoeren
2 personen
42
Vierde speelronde begeleiden
2 personen
43
Eindscores controleren
2 personen
44
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Overgebleven eten verpakken
2 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Spelmateriaal controleren
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Uitslagen delen
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 13
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2

Spelmateriaal

Klaverjaskaartenaantal 15
Scoreblokkenaantal 15
Pennenaantal 60
Rekenmachinesaantal 3
Tafelnummersaantal 13
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Soepkommenaantal 55
Bordenaantal 60
Lepelsaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Soeplepelsaantal 55
Serveerbladenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 15
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer hoeveel tafels en stoelen er werkelijk passen. Houd ruimte vrij voor buffettafels, looproutes en de scoreverwerking.
Sluit de aanmeldingen op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi. Verwerk daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en bevestigingen in één bijgewerkt overzicht.
Maak het rondeschema pas nadat het deelnemersaantal vaststaat. Nummer de tafels en leg per tafel een scoreformulier, pen en klaverjaskaarten klaar; zo voorkom je oponthoud bij de start.
Bevestig cateringafspraken uiterlijk enkele dagen vooraf en controleer hoeveel soepkommen, kopjes, glazen en bestek beschikbaar zijn. Soep, beleg en andere boodschappen kun je het best per onderdeel sorteren voordat je gaat opbouwen.
Plan op de toernooidag minimaal 60 minuten voor openen, tafels opstellen, stoelen plaatsen en tafelnummers neerzetten. Test laptop, printer, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een jubileumklaverjastoernooi te organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Reserveer de laatste 7 dagen voor deelnemers bevestigen, catering, prijzen, boodschappen en het rondeschema.
Wanneer moet je de aanmeldingen voor een klaverjastoernooi sluiten?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het toernooi, zodat je het definitieve aantal deelnemers kunt verwerken. Gebruik dat aantal voor het rondeschema, de tafelnummers en de catering.
Hoeveel tijd moet je op de dag zelf uittrekken voor de opbouw?: Plan minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van deelnemers. In die tijd zet je tafels en stoelen neer, plaats je tafelnummers, leg je spelmateriaal klaar en test je de apparatuur.
Wat moet je een week voor een jubileumklaverjastoernooi controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen, cateringafspraken, prijzen en toernooiregels. Print scoreformulieren en maak het rondeschema zodra het deelnemersaantal definitief is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.