Checkliste für deine Informationsveranstaltung
Eine Informationsveranstaltung steht und fällt mit klaren Zuständigkeiten und einem getesteten Ablauf. Plane zuerst Raum, Termin und Anmeldung, bevor du Einladungen verschickst. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Programm, Sprecherinformationen, Technik und Catering feststehen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen funktionierenden Registrierungsbereich, geprüfte Präsentationstechnik und gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch die Vorbereitung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Ort und Saal bestätigen
Einladung erstellen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Programm und Tagesordnung erstellen
Technik reservieren
Cateringmengen festlegen
Catering bestellen
Handouts vorbereiten
2 Personen
Präsentation prüfen
2 Personen
Namensschilder erstellen
Anwesenheitsliste erstellen
Erinnerung senden
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Technik vorab testen
2 Personen
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks und Sandwiches bereitstellen
3 Personen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Programm öffnen
Präsentationen unterstützen
2 Personen
Fragen sammeln
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Informelle Gespräche unterstützen
3 Personen
Abschluss ankündigen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Offene Fragen beantworten
Präsentationsmaterial nachsenden
Dankesmail versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- Garderobenständer
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 6
- Kaffeefilter
- TischläuferAnz. 8
- ServiettenAnz. 200
- HandoutsAnz. 70
- NamensschilderAnz. 70
- KugelschreiberAnz. 70
- FragenkärtchenAnz. 100
- BadgehalterAnz. 70
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 2
- HanddesinfektionsmittelAnz. 3
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung fest. So bleiben dir mehrere Arbeitstage, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Cateringmengen zu prüfen.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Packe außerdem HDMI- und Verlängerungskabel als Reserve ein.
- Richte den Registrierungstisch mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Lege Anwesenheitsliste, Namensschilder und Schreibmaterial so aus, dass sich mehrere Personen gleichzeitig anmelden können.
- Plane Getränke nicht nur für die Vorträge ein: Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser in Kannen sowie Kaffee in Thermoskannen bereit.
- Kontrolliere Saal und Toiletten 30 bis 60 Minuten vor dem Einlass. Stelle Tische und Stühle nach dem geplanten Ablauf auf und prüfe, ob Garderobe, Präsentationsbereich und Fluchtwege frei sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Informationsveranstaltung planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Termin und Programm. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Informationsveranstaltung verschicken?
- Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung und sende 5 bis 7 Tage vorher eine Erinnerung. So bleibt Zeit für Anmeldungen und Rückfragen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Informationsveranstaltung?
- Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierungstisch, Präsentationsraum und Technik ein. Der Techniktest sollte zusätzlich spätestens am Vortag stattfinden.
- Wie viel Catering braucht man für eine Informationsveranstaltung?
- Lege die Mengen nach der Anmeldezahl und den erfassten Ernährungswünschen fest. Für Getränke kannst du im ersten Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Portionen pro Person kalkulieren; Speisen sollten spätestens 3 bis 5 Tage vorher bestellt werden.
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