Organiser une réunion d’information sans rien oublier
Une réunion d’information réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commence par confirmer la salle, puis organise les inscriptions, le programme, les intervenants et les besoins alimentaires. La veille, vérifie la présentation et teste toute la technique, y compris les câbles, le projecteur et les microphones. Le jour même, prévois assez de temps pour installer l’accueil, les sièges, les boissons et l’espace de présentation avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la salle
Rédiger l’invitation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Établir le programme et l’agenda
Réserver la technique
Déterminer les quantités de catering
Commander le catering
Préparer les supports de présentation
2 personnes
Vérifier la présentation
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Faire la liste des présences
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Ouvrir le programme
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Faciliter les échanges informels
3 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Répondre aux questions en attente
Envoyer le matériel de présentation
Envoyer un e-mail de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentation
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Paperboard
- Papier pour chevalet
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Thermosqté 4
Catering
- Glacièresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Louchesqté 6
- Pinces de serviceqté 6
- Corbeilles à painqté 6
- Filtres à café
- Chemins de tableqté 8
- Serviettesqté 200
- Documents à distribuerqté 70
- Badges nominatifsqté 70
- Stylos à billeqté 70
- Cartes de questionsqté 100
- Porte-badgesqté 70
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Épongesqté 6
- Torchonsqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
- Gel hydroalcooliqueqté 3
Courses
- Courses
Conseils
- Envoie les invitations au moins 3 semaines avant la réunion et fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et d’adapter le catering.
- Demande les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur au plus tard 3 jours avant la réunion. Prévois aussi une liste des présences et les badges nominatifs.
- Teste la présentation et la technique 24 à 48 heures à l’avance avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les microphones et le cliqueur. Vérifie également les rallonges, les multiprises et les piles nécessaires.
- Prépare la salle au moins 90 minutes avant l’accueil : installe les tables et les chaises, la table d’inscription, l’espace de présentation et le matériel de signalisation. Garde 30 minutes supplémentaires si la salle doit être réaménagée.
- Mets les boissons au frais avant l’arrivée des participants et installe les machines à café, thermos, tasses, verres et carafes d’eau près de la zone d’accueil. Prévois une personne pour réapprovisionner et débarrasser pendant la réunion.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information ?
- Envoie-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant la réunion afin de confirmer les quantités de catering, les badges et la liste des présences.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion d’information ?
- Prévois au minimum 90 minutes avant l’accueil des participants. Ajoute 30 minutes si tu dois installer le vidéoprojecteur, les microphones, les tables et les chaises dans une salle encore vide.
- Quand tester la technique d’une réunion d’information ?
- Fais un premier test 24 à 48 heures avant l’événement, puis une vérification rapide le jour même. Contrôle notamment le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les haut-parleurs, les microphones et le cliqueur.
- Combien de temps avant commander le catering ?
- Confirme la commande au moins 3 jours avant la réunion, après avoir clôturé les inscriptions. Vérifie alors le nombre de participants, les besoins alimentaires et le matériel de service disponible.
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