Einen Informationsabend zur Isolation Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Informationsabend zur Isolation entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Raum, Referenten und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Fragen der Besucher sowie die technische Prüfung der Präsentationen. Plane am Veranstaltungstag feste Zeiten für Aufbau, Empfang und Verpflegung ein – besonders Kaffee, Tee und gekühlte Getränke werden sonst schnell zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Redner einladen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Fragen der Besucher sammeln
- 10
Sprecherinformationen prüfen
- 11
Präsentationen sammeln
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Besucherliste ausdrucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Raum kontrollieren
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 23
Informationstische einrichten
2 Personen
- 24
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 26
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Event
- 27
Besucher empfangen
3 Personen
- 28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 30
Programm ankündigen
- 31
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 32
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Snacks auffüllen
2 Personen
- 35
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Geräte ausschalten
2 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Raum reinigen
3 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Materialien prüfen
2 Personen
- 42
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 43
Dankesmail versenden
- 44
Informationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- Präsentationsklicker
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentation
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- MarkerAnz. 2
- InformationsbroschürenAnz. 100
- AnmeldeformulareAnz. 80
- NamensschilderAnz. 80
- StifteAnz. 30
- WegweiserAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- TeelöffelAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Raum zuerst und kläre, wie viele Tische und Stühle hineinpassen. Plane zusätzlich Platz für Empfang, Informationstische, Garderobe und Abfallbehälter ein.
- Lade die Referenten frühzeitig ein und setze eine klare Frist für Präsentationen und Sprecherinformationen. Prüfe die Dateien spätestens einige Tage vor dem Termin auf dem vorgesehenen Laptop.
- Schließe Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon nicht erst beim Einlass an. Ein vollständiger Techniktest am Vortag verhindert, dass fehlende Verlängerungskabel oder Adapter den Beginn verzögern.
- Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Abend und drucke danach die Besucherliste sowie Namensschilder aus. Erfasse Ernährungswünsche und sammle Besucherfragen vorab, damit die Referenten sie einplanen können.
- Bereite Empfang und Getränke getrennt vom Vortragsbereich vor. Stelle Kaffee, Tee, Wasser, Gläser, Tassen und Snacks vor dem Einlass bereit und kontrolliere den Raum mindestens 60 Minuten vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend zur Isolation planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raumreservierung und Referentensuche. Vier Wochen vor dem Termin sollten Programm, Anmeldeformular und Einladungen fertig sein.
- Wann sollte die Anmeldung für den Informationsabend enden?
- Beende die Anmeldung etwa 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Besucherliste, Namensschilder, Sitzordnung und Verpflegung rechtzeitig vorbereiten.
- Wann sollte man die Präsentationstechnik testen?
- Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal alle Anschlüsse. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein, inklusive Mikrofon und Präsentationsklicker.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Informationsabend?
- Rechne mit mindestens 60 bis 90 Minuten für Raumkontrolle, Tische, Stühle, Technik, Informationstische und Empfang. Getränke und Snacks sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass bereitstehen.
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