Organiser une réunion d’information sur l’isolation
Commencez par réserver le lieu et fixer un programme qui laisse du temps aux questions des visiteurs. Invitez ensuite les intervenants, vérifiez leurs informations et rassemblez leurs présentations avant d’ouvrir les inscriptions. Le jour J, l’accueil, la projection et les tables d’information doivent être prêts avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi le café, le thé et les en-cas en fonction des inscriptions confirmées.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Inviter les intervenants
- 3
Établir le programme
2 personnes
- 4
Créer le formulaire d’inscription
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Publier la promotion
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Recueillir les questions des visiteurs
- 10
Vérifier les informations des intervenants
- 11
Rassembler les présentations
- 12
Tester la technique
2 personnes
- 13
Imprimer la liste des visiteurs
- 14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Refroidir les boissons
2 personnes
- 17
Préparer les en-cas
3 personnes
- 18
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 19
Vérifier l’espace
2 personnes
- 20
Installer les tables
3 personnes
- 21
Installer les chaises
3 personnes
- 22
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
- 23
Installer les tables d’information
2 personnes
- 24
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 26
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Événement
- 27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 28
Enregistrer la présence
2 personnes
- 29
Servir le café et le thé
2 personnes
- 30
Annoncer le programme
- 31
Animer les présentations
2 personnes
- 32
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 35
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 36
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
3 personnes
- 38
Rassembler les déchets
2 personnes
- 39
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 41
Vérifier le matériel
2 personnes
- 42
Fermer le lieu
2 personnes
- 43
Envoyer un e-mail de remerciement
- 44
Renvoyer les informations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 4
- Nappesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 2
- Cliqueur de présentation
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
Présentation
- Paperboard
- Papier pour chevalet
- Marqueursqté 2
- Brochures d’informationqté 100
- Formulaires d'inscriptionqté 80
- Badges nominatifsqté 80
- Stylosqté 30
- Panneaux de directionqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Cuillères à caféqté 70
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Nettoyage
- Aspirateur
- Kit de lavage
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle avant de publier l’invitation : vérifiez qu’elle peut accueillir les tables, les chaises, l’espace de projection et un comptoir d’accueil sans bloquer les passages.
- Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant la réunion. Utilisez ce délai pour imprimer la liste des visiteurs, préparer les badges et recueillir les besoins alimentaires.
- Demandez les présentations aux intervenants au moins 7 jours avant l’événement. Ouvrez chaque fichier sur l’ordinateur prévu et testez le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et le cliqueur.
- Recueillez les questions des visiteurs avant la réunion et transmettez-les aux intervenants 2 à 3 jours à l’avance. Vous pourrez ainsi réserver un vrai temps d’échange dans le programme.
- Arrivez 60 à 90 minutes avant l’accueil du public. Installez les tables d’information, les panneaux de direction, le café et le thé, puis faites un dernier contrôle des multiprises, rallonges, microphone et haut-parleurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour une réunion d’information sur l’isolation ?
- Prévoyez environ 2 heures, avec 60 à 75 minutes de présentation et au moins 30 minutes pour les questions. Ajoutez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer la salle et tester la technique.
- Quand envoyer les invitations pour une réunion sur l’isolation ?
- Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue, puis faites un rappel 3 à 5 jours avant la réunion. Fermez les inscriptions quelques jours à l’avance pour préparer l’accueil et les quantités de boissons et d’en-cas.
- Quand récupérer les présentations des intervenants ?
- Demandez les fichiers au moins 7 jours avant l’événement. Gardez 2 à 3 jours pour vérifier les informations, réunir les versions définitives et tester chaque présentation sur l’ordinateur utilisé sur place.
- Combien de temps avant faut-il tester le matériel de présentation ?
- Faites un premier test 2 à 3 jours avant la réunion, puis un contrôle final 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, le microphone et les haut-parleurs.
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