Zo organiseer je een isolatie-informatieavond

Een isolatie-informatieavond staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je locatie, sprekers en programma vast, daarna regel je aanmeldingen en communicatie. Verzamel vooraf vragen van bezoekers, dieetwensen en presentaties, zodat je programma aansluit op wat mensen willen weten. Test de beamer, laptop, microfoon en kabels niet pas bij de start. Op de avond zelf draait het om een herkenbare ontvangst, een logische inrichting van de ruimte en genoeg tijd voor vragen en gesprekken bij de informatietafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Sprekers uitnodigen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vragen van bezoekers verzamelen
10
Sprekersinformatie controleren
11
Presentaties verzamelen
12
Techniek testen
2 personen
13
Bezoekerslijst afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
23
Informatietafels inrichten
2 personen
24
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
25
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
26
Routeborden plaatsen
2 personen

Event

27
Bezoekers ontvangen
3 personen
28
Aanwezigheid registreren
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Programma aankondigen
31
Presentaties begeleiden
2 personen
32
Vragenronde begeleiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Apparatuur uitschakelen
2 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Locatie afsluiten
2 personen
43
Bedankmail versturen
44
Informatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Presentatie

Flip-over
Flip-overpapier
Markeerstiftenaantal 2
Informatiefoldersaantal 100
Aanmeldformulierenaantal 80
Naambadgesaantal 80
Pennenaantal 30
Routebordenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer naast de presentaties minstens 20 tot 30 minuten voor vragen en houd rekening met tijd voor binnenkomst en koffie.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen én naar inhoudelijke vragen over isolatie. Stuur de verzamelde vragen uiterlijk 3 dagen voor de avond naar de sprekers.
Verzamel presentaties minimaal 48 uur vooraf en test ze op de laptop waarop je presenteert. Controleer daarbij de HDMI-kabel, het projectiescherm, de presentatieklikker, de microfoon en het geluid.
Maak de ontvangstbalie vóór opening compleet met bezoekerslijst, aanmeldformulieren, naambadges en pennen. Zet routeborden vanaf de ingang neer, zodat bezoekers de zaal en informatietafels zonder uitleg vinden.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste bezoeker. Gebruik het eerste halfuur voor de ruimtecontrole en opstelling; houd daarna tijd over om koffie, thee, gekoelde dranken en hapjes klaar te zetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een isolatie-informatieavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en nodig daarna sprekers uit; plan de promotie zodra datum, programma en aanmeldmogelijkheid vaststaan.
Hoeveel tijd moet er tussen de presentaties zitten?: Plan per spreker ongeveer 20 tot 30 minuten voor de presentatie en 10 minuten voor vragen of wisselen. Reserveer aan het einde nog minstens 20 minuten voor gezamenlijke vragen en gesprekken bij de informatietafels.
Wanneer moet ik de techniek voor de informatieavond testen?: Verzamel alle presentaties uiterlijk 48 uur vooraf en doe dan een volledige test. Controleer op de locatie nogmaals minstens 60 minuten voor aanvang de beamer, laptop, kabels, microfoon, luidsprekers en stroomvoorziening.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een isolatie-informatieavond?: Reken voor de ontvangst op 2 koppen koffie of thee per persoon en zet daarnaast water klaar. Vul tijdens een avond van 2 tot 3 uur minstens één keer bij; pas de hoeveelheid aan op het definitieve aantal aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.