Einen Informationsabend Schritt für Schritt organisieren
Ein guter Informationsabend steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Raum, Programm und Referenten festlegen, dann Einladungen und Anmeldungen koordinieren. Danach folgen Catering, Präsentationen und ein Techniktest. Am Veranstaltungstag brauchen Empfang, Sitzordnung und Verpflegung feste Zuständigkeiten. Dieser Ablauf zeigt, was Sie wann erledigen sollten und welche Details häufig zu spät auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Referenten festlegen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen erfassen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering bestellen
- 10
Präsentationen sammeln
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Materialien prüfen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 15
Programme drucken
- 16
Präsentationen vorbereiten
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Location öffnen
2 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
3 Personen
- 21
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 22
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 23
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 24
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
- 28
Teilnehmerliste bereitlegen
Event
- 29
Referenten empfangen
- 30
Besucher registrieren
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Informationsprogramm moderieren
- 33
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Snacks servieren
2 Personen
- 35
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 36
Anmeldungen für Folgetermine notieren
- 37
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Saal reinigen
3 Personen
- 43
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 44
Materialien einpacken
2 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückgeben
- 46
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Empfangstisch
- CateringtischAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- SuppenkellenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 70
- InfotafelnAnz. 6
- WimpelgirlandenAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 4
Büro
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 30
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 3
- ScherenAnz. 3
- PräsentationsmappenAnz. 10
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reservieren Sie den Veranstaltungsraum möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfen Sie dabei nicht nur die Kapazität, sondern auch Bestuhlung, Stromanschlüsse, Projektionsfläche und den Zugang zum Raum.
- Legen Sie Programm und Referenten fest, bevor Sie die Einladungen verschicken. Bitten Sie um Präsentationen spätestens 7 Tage vorher, damit Dateien geprüft und zu einer gemeinsamen Reihenfolge zusammengestellt werden können.
- Führen Sie Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Bestellen Sie das Catering nach Anmeldeschluss und rechnen Sie zusätzlich mit etwa 5 Prozent Reserve, damit kleine Änderungen am Veranstaltungstag nicht zum Problem werden.
- Testen Sie Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel mindestens 2 bis 3 Tage vorher gemeinsam mit den Präsentationen. Ein Adapter oder eine fehlende Stromquelle wird sonst oft erst beim Aufbau bemerkt.
- Planen Sie für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Empfangstisch, Namensschilder, Programme, Getränke und Technik sollten spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Programmplanung. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte man die Präsentationen der Referenten einsammeln?
- Fordern Sie die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Informationsabend an. So bleibt Zeit für einen Techniktest, ein einheitliches Format und eine Ersatzdatei auf dem Laptop.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Informationsabend?
- Planen Sie mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Catering, Dekoration und Präsentationstechnik ein. Öffnen Sie den Raum spätestens 30 Minuten vor dem Einlass für die letzte Kontrolle.
- Wie viel Catering braucht man für einen Informationsabend?
- Planen Sie Getränke für die gesamte Dauer und Snacks passend zur Zahl der Anmeldungen ein. Bestellen Sie ungefähr 5 Prozent Reserve und berücksichtigen Sie gemeldete Ernährungswünsche getrennt.
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