Zo organiseer je een informatieavond

Begin met het doel, de doelgroep en het programma van de informatieavond. Reserveer daarna de locatie en leg sprekers vast, zodat je weet hoeveel tijd en ruimte je nodig hebt. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur drie tot vier weken vooraf en houd aanmeldingen, dieetwensen en presentaties centraal bij. In de laatste week controleer je de techniek en materialen; op de dag zelf richt je eerst ontvangst, zaal en catering in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Sprekers vastleggen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen registreren
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Presentaties verzamelen
11
Techniek testen
2 personen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Naamkaartjes maken
2 personen
15
Programma's printen
16
Presentaties klaarzetten
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen klaarzetten
3 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Cateringtafel inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Routebordjes plaatsen
28
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

29
Sprekers ontvangen
30
Bezoekers registreren
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Informatieprogramma begeleiden
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
36
Aanmeldingen voor vervolg noteren
37
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Restanten veilig verpakken
2 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Zaal schoonmaken
3 personen
43
Meubilair terugplaatsen
3 personen
44
Materialen inpakken
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
46
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Cateringtafelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 70
Informatiebordenaantal 6
Vlaggetjesslingersaantal 4
Bloemstukkenaantal 4

Kantoor

Klembordenaantal 4
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3
Presentatiemappenaantal 10

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 20 tot 30 minuten en reserveer minstens 10 minuten voor vragen. Zo loopt een uitlopende presentatie niet direct door in de catering of afsluiting.
Stuur de uitnodiging drie tot vier weken vooraf en sluit de aanmelding ongeveer vijf dagen voor de avond. Gebruik de definitieve deelnemerslijst daarna voor naamkaartjes, programma’s en catering.
Vraag dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf uit en geef het definitieve aantal eters minstens drie dagen voor de informatieavond door aan de cateraar. Bestel niet op basis van alleen het aantal genodigden.
Test laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlenghaspels minimaal één dag vooraf met de echte presentaties. Neem presentaties ook lokaal mee, zodat je niet afhankelijk bent van wifi.
Open de locatie ongeveer twee uur voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna ontvangst- en cateringtafel in en sluit de presentatietechniek pas aan als de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een informatieavond organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat deelnemers ongeveer drie weken hebben om zich aan te melden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een informatieavond klaar te zetten?: Reken op ongeveer twee uur opbouw voor tafels, stoelen, ontvangst, catering en techniek. Plan daarnaast 15 tot 20 minuten voor een laatste controle voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet je de catering voor een informatieavond bestellen?: Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen uiterlijk drie dagen vooraf door. Verzamel die gegevens bij voorkeur vijf dagen vooraf, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende antwoorden na te vragen.
Hoe test je de techniek voor een informatieavond?: Test minimaal één dag vooraf de laptop, projector, het scherm, de HDMI-kabels en alle stroomaansluitingen met elke presentatie. Controleer op de avond zelf nog één keer beeld, geluid en de eerste dia.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.