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Informationsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Informationsabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf und guter Vorbereitung. Plane zuerst Raum, Programm und Referenten, danach Einladungen, Anmeldungen und Catering. In der letzten Woche sammelst du Präsentationen, prüfst Materialien und testest die Technik. Am Veranstaltungstag bleiben Empfang, Bestuhlung, Getränke und der pünktliche Aufbau – genau diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten festlegen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Präsentationen vorbereiten

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Referenten empfangen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Informationsprogramm moderieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    3 Personen

  • Anmeldungen für Folgetermine notieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • Empfangstisch
  • CateringtischAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 70
  • InfotafelnAnz. 6
  • WimpelgirlandenAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Büro

  • KlemmbretterAnz. 4
  • StifteAnz. 30
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 3
  • ScherenAnz. 3
  • PräsentationsmappenAnz. 10

Reinigung

  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location mindestens 6 Wochen vorher und kläre dabei Bestuhlung, Projektionsfläche, Stromanschlüsse sowie die Uhrzeit für Zugang und Abbau.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Informationsabend. Setze eine Anmeldefrist 7 Tage vorher, damit du Personenanzahl und Ernährungswünsche an das Catering weitergeben kannst.
  • Fordere Präsentationen spätestens 5 Tage vor dem Termin an und teste Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam mit den Dateien – nicht erst beim Eintreffen der Gäste.
  • Plane für den Empfang mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Lege Namensschilder, Programme, Klemmbretter und Stifte bereit und stelle den Empfangstisch so auf, dass keine Schlange den Eingang blockiert.
  • Stelle Getränke mindestens 60 Minuten vorher kalt und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Kaffee, Wasserkocher, Thermoskannen und Geschirr werden oft vergessen, obwohl das Catering bereits geliefert wurde.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsabend planen?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Referenten. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann soll ich die Einladungen für einen Informationsabend verschicken?
Verschicke sie mindestens 3 Wochen vorher und nenne eine Anmeldefrist 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Cateringmengen abzugleichen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Informationsabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Catering, Dekoration und Präsentationstechnik ein. Öffne die Location idealerweise 2 Stunden vor Beginn, wenn Technik oder Raumaufteilung noch unklar sind.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Informationsabend?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser, Kaffee und weitere Getränke bereit. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn kalt gestellt oder vorbereitet sein.

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