Checklist voor een goed georganiseerde informatieavond
Een informatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een spreker. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met locatie, programma en sprekers en werk daarna toe naar catering en materialen. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling: ontvangsttafel bij de ingang, stoelen gericht op het scherm en koffie, hapjes en dranken binnen handbereik.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's printen
Presentaties klaarzetten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Routebordjes plaatsen
Aanwezigheidslijst klaarleggen
Event
Sprekers ontvangen
Bezoekers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Informatieprogramma begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Aanmeldingen voor vervolg noteren
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Ontvangsttafel
- Cateringtafelaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Soeplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- HDMI-kabelsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 70
- Informatiebordenaantal 6
- Vlaggetjesslingersaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
Kantoor
- Klembordenaantal 4
- Pennenaantal 30
- Stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 3
- Scharenaantal 3
- Presentatiemappenaantal 10
Schoonmaak
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniekstest uiterlijk één dag vooraf. Controleer laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels, stekkerdozen en verlenghaspels samen met de presentaties.
- Maak de ontvangsttafel minimaal 30 minuten voor aanvang gereed met naamkaartjes, programma’s, klemborden en pennen. Zo kun je late aanmeldingen nog zonder oponthoud verwerken.
- Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal uiterlijk enkele dagen voor de informatieavond door aan de catering. Houd de hapjes en eventuele alternatieven zichtbaar gescheiden.
- Zet koffie, thee en water niet pas bij binnenkomst klaar. Gebruik thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers zodat de eerste bezoekers direct iets kunnen pakken en de ontvangst niet stilvalt.
- Loop 60 minuten voor aanvang de ruimte door met de checklist: tafels en stoelen, informatieborden, verlichting, versiering, presentatietechniek en koude dranken. Test daarna nog één keer de eerste presentatie vanaf de plek van de spreker.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een informatieavond organiseren?
- Leg de locatie en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Sprekers, uitnodigingen en catering hebben daarna nog voldoende tijd nodig voor wijzigingen in het aantal deelnemers en dieetwensen.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een informatieavond versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de avond en sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen vooraf. Zo kun je aantallen, naamkaartjes, programma’s en catering tijdig afronden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een informatieavond klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en controleer de techniek al eerder. Zet tafels, stoelen, ontvangst en catering klaar en houd vervolgens 30 minuten vrij voor onverwachte problemen.
- Wanneer test ik de presentaties en projector?
- Verzamel alle presentaties uiterlijk 2 dagen vooraf en test ze dan op de laptop en projector. Doe op de locatie nog een laatste controle 60 minuten voor aanvang, inclusief HDMI-kabels, geluid en stroom.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!