Improvisationsabend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Improvisationsabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Diese Checkliste führt euch von der Reservierung der Location über Spieler, Moderator und Publikum bis zum Aufbau vor Beginn. Besonders leicht vergessen werden getestete Funkmikrofone, ein freigeräumtes Spielfeld, Publikumsfragen und gut sichtbare Wegweiser. Plant die Vorbereitungen in Etappen, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut, geprüft und begrüßt werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Spieler und Moderator buchen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Publikumsinformationen versenden
Spielarten und Reihenfolge auswählen
3 Personen
Publikumsfragen vorbereiten
2 Personen
Dekoration und Beschilderung herstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Rollenverteilung bestätigen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Spielfläche freiräumen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Licht und Timer testen
2 Personen
Requisiten bereitlegen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Eröffnungsinformationen geben
Improvisationsspiele anleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Improvisationsblock betreuen
3 Personen
Publikumsabschluss betreuen
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Restbestände verpacken
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 4
- Kleiderständer
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Digitaler Timer
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- AdaptersteckerAnz. 3
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Dekoration
- Dekorative StoffeAnz. 4
- BallonsAnz. 40
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- A4-PapierAnz. 200
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- PublikumsticketsAnz. 100
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- KaraffeAnz. 4
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviert die Location möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und klärt dabei Zugang, Bestuhlung, Spielfläche, Licht und die verfügbare Tontechnik. Fragt ausdrücklich, wann ihr den Raum öffnen könnt.
- Legt Spielarten und Reihenfolge spätestens 7 Tage vorher fest. Bereitet außerdem Publikumsfragen vor und bestätigt Rollen, Moderation und Einsatzzeiten schriftlich.
- Verschickt die Publikumsinformationen 3 bis 5 Tage vor dem Abend. Nennt Einlasszeit, Beginn, Dauer, Hinweise zur Anmeldung und eine Kontaktmöglichkeit für Ernährungswünsche.
- Plant für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Raum lüften, Stühle und Tische stellen, Spielfläche freiräumen, Dekoration und Beschilderung anbringen. Rechnet zusätzlich 30 Minuten für Techniktests ein.
- Testet Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Licht und Timer vor dem Einlass mit genau den Kabeln und Adaptersteckern, die später verwendet werden. Legt Requisiten, Namensschilder, Stifte und Publikumsfragen anschließend griffbereit an der Spielfläche bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Improvisationsabend organisieren?
- Beginnt 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Datum, Programm sowie Spielern und Moderator. Die konkreten Spielarten, Reihenfolge und Publikumsinformationen sollten spätestens 7 Tage vor dem Abend feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Improvisationsabend?
- Plant mindestens 90 Minuten für Raum, Bestuhlung, Spielfläche, Dekoration und Beschilderung ein. Für Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Licht und Timer kommen etwa 30 Minuten Testzeit hinzu.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Improvisationsabend verschicken?
- Verschickt die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen. Eine kurze Publikumsinformation mit allen Details folgt 3 bis 5 Tage vorher.
- Welche Technik braucht man für einen Improvisationsabend?
- Für den Ablauf gehören mindestens aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Audiokabel, Verlängerungskabel und ein digitaler Timer auf die Prüfliste. Testet alles spätestens 30 Minuten vor dem Einlass und haltet Adapterstecker bereit.
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