Checklist para organizar una noche de improvisación
Una noche de improvisación necesita más preparación de la que parece: no basta con reunir a los jugadores y abrir las puertas. Hay que cerrar el lugar y el programa, coordinar al presentador, controlar las inscripciones y dejar listas las modalidades, las preguntas del público y el atrezzo. Esta checklist reúne 48 tareas y 47 artículos para avanzar en orden, desde la reserva hasta la prueba de sonido, las luces y la apertura del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contratar a los jugadores y al presentador
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información al público
Elegir las modalidades del juego y el orden
3 personas
Preparar las preguntas para el público
2 personas
Preparar la decoración y la señalización
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Confirmar la distribución de roles
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Despejar la zona de juego
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la luz y el temporizador
2 personas
Preparar el atrezzo
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Recibir al público
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Dar la explicación de apertura
Coordinar juegos de improvisación
3 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Dirigir el segundo bloque de improvisación
3 personas
Realizar el cierre con el público
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Taburetes de barcant. 4
- Perchero
- Percheroscant. 3
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Temporizador digital
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Adaptadores de enchufecant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 2
Decoración
- Paños decorativoscant. 4
- Globoscant. 40
- Carteles de flechascant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Rotuladorescant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Papel A4cant. 200
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Entradas para el públicocant. 100
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarracant. 4
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Abrebotellascant. 3
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Esponjascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Deja definido también quién presenta y qué jugadores participan, porque esos datos condicionan las inscripciones y la información al público.
- Controla las inscripciones con antelación y pregunta por las preferencias dietéticas. Haz una última revisión de asistentes unos días antes para ajustar la compra y la cantidad de vasos.
- Prepara las modalidades, el orden del juego y las preguntas para el público antes del montaje. Lleva las preguntas en papel y deja rotuladores y una pizarra de hojas a mano para cambios de última hora.
- Reserva al menos 90 minutos para abrir, ventilar y montar el espacio. Coloca las sillas y mesas antes de despejar la zona de juego, y deja pasillos claros hacia el perchero y las salidas.
- Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de que llegue el público. Comprueba micrófonos, altavoces, cables, focos LED, temporizador y adaptadores; un portátil conectado no sustituye una prueba con las voces reales.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de improvisación?
- Empieza la reserva del lugar y la contratación de jugadores y presentador al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones cuando la fecha, el programa y el sistema de inscripción estén confirmados.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de improvisación?
- Calcula unos 90 minutos de montaje y pruebas antes de abrir las puertas. Incluye ventilación, colocación de sillas y mesas, decoración, sonido, micrófonos, luces, temporizador y atrezzo.
- ¿Cuándo hay que preparar las preguntas del público?
- Déjalas listas como mínimo 3 días antes del evento y prepara algunas preguntas adicionales para cubrir cambios o repeticiones. Colócalas junto a las tarjetas de nombre, los rotuladores y la pizarra.
- ¿Cuándo se debe confirmar la lista de asistentes y las preferencias dietéticas?
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes de la noche de improvisación. Después revisa las preferencias dietéticas y ajusta la compra antes del día del montaje.
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