Eine Hypothekenbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Hypothekenbörse müssen Beratung, Vorträge und viele einzelne Aussteller sauber zusammenspielen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, bevor du Einladungen, Programm und Anmeldeformular erstellst. Danach folgen Besucheranmeldungen, Standaufteilung, Catering und Technik in klarer Reihenfolge. Plane außerdem früh, wie Registrierung, Parkhinweise und Beschilderung am Veranstaltungstag funktionieren. So vermeidest du, dass Aussteller keinen passenden Platz haben oder wichtige Unterlagen erst kurz vor Beginn auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 10
Catering bestellen
- 11
Technik reservieren
- 12
Parkinformationen erstellen
- 13
Beschilderung entwerfen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Besucherliste ausdrucken
- 16
Standbetreiber informieren
- 17
Materialien prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Dokumente bereitlegen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 23
Stehtische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 26
Seminarraum einrichten
3 Personen
- 27
Präsentationen anschließen
2 Personen
- 28
Mikrofone testen
2 Personen
- 29
Standmaterialien verteilen
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 33
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
- 34
Aussteller empfangen
3 Personen
- 35
Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 36
Türen öffnen
3 Personen
- 37
Besucher registrieren
4 Personen
- 38
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 39
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 40
Informationen aushändigen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Snacks auffüllen
2 Personen
- 44
Seminar ankündigen
- 45
Den Redner begleiten
- 46
Fragerunde moderieren
- 47
Das zweite Seminar ankündigen
- 48
Zweiten Redner begleiten
- 49
Seminarraum zurücksetzen
2 Personen
- 50
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
- 51
Zwischenfälle dokumentieren
- 52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 53
Besucher verabschieden
3 Personen
- 54
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Geräte ausschalten
2 Personen
- 56
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 57
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 58
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
- 59
Abfall sammeln
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 61
Location reinigen
3 Personen
- 62
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 63
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 64
Aussteller nachtelefonieren
- 65
Anwesenheitsliste archivieren
- 66
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 20
- Besucher-StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- RegistrierungsthekeAnz. 2
- Lounge-SesselAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- ProspektständerAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- DruckerAnz. 2
- BildschirmeAnz. 4
- Projektor
- Projektionsleinwand
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 3
- WLAN-Router
- PräsentationsklickerAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 150
Dekoration
- Rückwände für den StandAnz. 20
- TischdeckenAnz. 24
- NamensschilderAnz. 150
- NamensschildhalterAnz. 150
- WegweiserAnz. 16
- ProgrammständerAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 80
- KlemmbretterAnz. 8
- KlebebandrollenAnz. 10
- SchereAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- TischnummernAnz. 20
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und lade Standbetreiber danach mit einem konkreten Rückmeldetermin ein. Gib ihnen mindestens 6 bis 8 Wochen Zeit, ihre Teilnahme zu bestätigen.
- Stelle das Programm erst zusammen, wenn Referenten und Aussteller feststehen. Plane Vorträge mit festen Anfangs- und Endzeiten und reserviere Projektor, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens 3 Wochen vorher.
- Führe Anmeldungen in einer Besucherliste und erfasse Ernährungswünsche bis 10 Tage vor der Börse. Diese Frist brauchst du, um Cateringmengen zu korrigieren und Namensschilder rechtzeitig zu drucken.
- Erstelle die Standaufteilung mindestens 2 Wochen vor dem Termin und informiere jeden Standbetreiber über Platz, Aufbauzeit und benötigte Ausstattung. Prüfe dabei auch Laptops, Tablets, Drucker, WLAN und Verlängerungskabel vor Ort.
- Bereite Registrierungstresen, Besucherliste, Beschilderung und Parkinformationen am Vortag vor. Am Veranstaltungstag solltest du die Location mindestens 2 Stunden vorher öffnen, damit Lieferungen angenommen, Stehtische und Stühle aufgestellt und Getränke gekühlt werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Hypothekenbörse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Datum, Ort und Aussteller brauchen Vorrang; Catering, Technik und Beschilderung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher feststehen.
- Wann sollte man die Aussteller für eine Hypothekenbörse einladen?
- Lade Standbetreiber direkt nach der Festlegung von Datum und Ort ein, also etwa 8 Wochen vorher. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen, damit du die Standaufteilung planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hypothekenbörse?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen oder Vorträgen eher 3 Stunden. In dieser Zeit werden Registrierungstheke, Mobiliar, Technik, Prospektständer und Beschilderung eingerichtet und getestet.
- Wann muss man das Catering für eine Hypothekenbörse bestellen?
- Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und aktualisiere die Menge 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Dann liegen Anmeldungen und Ernährungswünsche normalerweise vollständig vor.
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