Cómo organizar una feria hipotecaria sin perder el control
Una feria hipotecaria necesita más coordinación que una jornada de ponencias: debes cuadrar expositores, asesores, visitantes y demostraciones en el mismo espacio. Empieza cerrando fecha y lugar, y después confirma quién participa antes de abrir las inscripciones. Con el programa y el plano de puestos definidos, podrás informar a cada responsable y calcular sillas, mesas, equipos y catering. Los últimos días deben centrarse en comprobar materiales, documentos, entregas y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Invitar a los expositores
2 personas
- 3
Confirmar ponentes
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Crear formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 10
Pedir el catering
- 11
Reservar técnica
- 12
Crear información de aparcamiento
- 13
Diseñar la señalización
- 14
Preparar acreditaciones
2 personas
- 15
Imprimir la lista de visitantes
- 16
Informar a los responsables de los stands
- 17
Comprobar los materiales
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Dejar los documentos listos
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Recibir entregas
2 personas
- 23
Colocar las mesas de los stands
4 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 26
Montar la sala del seminario
3 personas
- 27
Conectar las presentaciones
2 personas
- 28
Probar los micrófonos
2 personas
- 29
Distribuir los materiales del stand
2 personas
- 30
Colgar señalización
2 personas
- 31
Montar el bufé de catering
3 personas
- 32
Preparar café y té
2 personas
- 33
Instruir al equipo de registro
2 personas
- 34
Recibir a los expositores
3 personas
- 35
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
- 36
Abrir las puertas
3 personas
- 37
Registrar a los visitantes
4 personas
- 38
Repartir acreditaciones
2 personas
- 39
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
- 40
Entregar la información
2 personas
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer los aperitivos
2 personas
- 44
Anunciar el seminario
- 45
Acompañar al ponente
- 46
Moderar la ronda de preguntas
- 47
Anunciar el segundo seminario
- 48
Acompañar al segundo ponente
- 49
Restablecer la sala de seminarios
2 personas
- 50
Recopilar los datos de contacto
2 personas
- 51
Registrar incidentes
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Despedir a los visitantes
3 personas
- 54
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Reunir materiales del stand
4 personas
- 57
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 58
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
- 59
Recoger la basura
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
2 personas
- 61
Limpiar el lugar
3 personas
- 62
Retirar la señalización
2 personas
- 63
Devolver el material alquilado
2 personas
- 64
Llamar de nuevo a los expositores
- 65
Archivar la lista de asistencia
- 66
Gestionar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 20
- Sillas para visitantescant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registrocant. 2
- Sillones loungecant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
- Expositores para folletoscant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Impresorascant. 2
- Pantallascant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 3
- Router wifi
- Clic de presentacióncant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
Decoración
- Paredes de fondo del standcant. 20
- Mantelescant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Portanombrescant. 150
- Carteles direccionalescant. 16
- Atriles para programascant. 6
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Portapapelescant. 8
- Rollos de cinta adhesivacant. 10
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 100
- Números de mesacant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar, los expositores y los ponentes. Abre el formulario de inscripción solo cuando puedas publicar un programa provisional y explicar qué encontrará el visitante.
- Asigna cada stand en un plano y envía a sus responsables la ubicación, el horario de montaje y el material que deben llevar. Reserva mesas altas, sillas, taburetes y expositores para folletos según la distribución real, no según una estimación general.
- Recoge las preferencias dietéticas dentro del formulario y encarga el catering con el número de inscritos actualizado. Para una jornada con pausas, calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua y café disponibles durante todo el evento.
- Prueba la parte técnica antes de recibir al público: portátiles, pantallas, proyector, micrófonos, altavoces, router wifi y presentaciones. Comprueba también que haya cables alargadores, regletas y estaciones de carga en los puntos donde realmente se usarán.
- Prepara con antelación las acreditaciones, la lista impresa de visitantes, los documentos y la información de aparcamiento. El día del evento abre el recinto con tiempo para recibir entregas, colocar mesas y sillas, montar el mostrador de registro y enfriar las bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria hipotecaria?
- Empieza al menos 8 semanas antes si participan varios expositores y ponentes. Reserva el lugar y confirma a los participantes durante las primeras 2 semanas; deja los últimos 7 días para revisar inscripciones, materiales, señalización y técnica.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria hipotecaria?
- Abre el formulario cuando tengas confirmados los expositores principales y un programa provisional, normalmente entre 5 y 6 semanas antes. Cierra o actualiza el recuento entre 3 y 5 días antes para ajustar catering, sillas y acreditaciones.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria hipotecaria?
- Deja listas las acreditaciones, la lista de visitantes, los documentos, la señalización y el plano de puestos. Comprueba la técnica y coloca bebidas, tazas y material de registro; el montaje de mesas y equipos puede completarse al abrir el recinto, con al menos 2 horas de margen.
- ¿Cuántas sillas y mesas necesito para una feria hipotecaria?
- Calcula las sillas para el aforo previsto de las ponencias y añade un margen del 10 %. Para los stands, usa el plano confirmado y reserva una mesa por expositor salvo que su espacio requiera otra configuración; así evitas bloquear pasillos o improvisar durante el montaje.
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