Einen Hochzeitsplanungsworkshop Schritt für Schritt organisieren

Ein Hochzeitsplanungsworkshop steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Termin, Programm und Raum fest, danach kümmerst du dich um Anmeldung und Inhalte. Wenn die Teilnehmerzahl absehbar ist, planst du Arbeitsmappen, Namensschilder, Catering und Getränke passend dazu. Viele Probleme entstehen, weil Technik, Ernährungswünsche oder der Raum erst am Veranstaltungstag geprüft werden. Plane deshalb einen Ortstermin und einen vollständigen Techniktest ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Workshopleiter bestätigen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Fragen von Teilnehmern sammeln
10
Teilnehmerliste aktualisieren
11
Programm finalisieren
2 Personen
12
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
13
Präsentation vorbereiten
14
Lieferanteninformationen auswählen
15
Budgetübung vorbereiten
16
Drehbuch ausdrucken
17
Namensschilder vorbereiten
18
Catering bestellen
19
Technik und Kabel prüfen
2 Personen
20
Ortstermin durchführen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Arbeitsmappen füllen
3 Personen
24
Teilnehmer erinnern
25
Saal öffnen
2 Personen
26
Tische aufstellen
3 Personen
27
Stühle aufstellen
3 Personen
28
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
29
Arbeitsmappen bereitlegen
2 Personen
30
Namensschilder bereitlegen
31
Technik anschließen
2 Personen
32
Präsentation testen
2 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
35
Empfangstheke einrichten
2 Personen

Event

36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
38
Namensschilder verteilen
2 Personen
39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
40
Workshop-Programm erläutern
41
Kennenlernrunde moderieren
2 Personen
42
Hochzeitsziele besprechen
2 Personen
43
Budgetaufgabe begleiten
2 Personen
44
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
45
Pausensnacks servieren
2 Personen
46
Standortwahl erläutern
47
Lieferantenauswahl üben
2 Personen
48
Buffet eröffnen
2 Personen
49
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
50
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
51
Tische abräumen
3 Personen
52
Ablaufplan-Übung begleiten
2 Personen
53
Zeremonieplanung besprechen
2 Personen
54
Timeline-Aufgabe begleiten
2 Personen
55
Persönliche Aufgaben notieren
2 Personen
56
Fragerunde moderieren
2 Personen
57
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

58
Geschirr sammeln
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
2 Personen
60
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
61
Abfall sammeln
2 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
63
Technik abkoppeln
2 Personen
64
Übrig gebliebene Arbeitsblätter sortieren
2 Personen
65
Saal reinigen
3 Personen
66
Reste gekühlt lagern
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

WorkshoptischeAnz. 8
StühleAnz. 45
Präsentationstisch
Empfangstisch
Buffet-TischAnz. 2
HockerAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
DesserttellerAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
WassergläserAnz. 50
WeingläserAnz. 50
KaffeelöffelAnz. 50
Abendbesteck-SetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses Mikrofon
Tragbarer Lautsprecher
FlipchartständerAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 4
TimerAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KannenAnz. 6
TablettsAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenständerAnz. 8
Willkommensschild
NamenskartenständerAnz. 45
TischnummernAnz. 8
WäscheklammernAnz. 50
KlebestreifenAnz. 2

Beleuchtung

TischlampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Besen
Handfeger und Kehrblech

Catering

Einkäufe

Papierwaren

ArbeitsmappenAnz. 45
NotizblöckeAnz. 45
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 30
RadiergummisAnz. 30
MarkerAnz. 20
BuntstifteAnz. 40
Post-itsAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 50
NamensschilderAnz. 50
ProgrammflyerAnz. 50
TeilnehmerformulareAnz. 50
Budget-ArbeitsblätterAnz. 50
Zeitstrahl-ArbeitsblätterAnz. 50
LieferantenkartenAnz. 100
UmschlägeAnz. 50
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 10
KlebestifteAnz. 10
BüroklammernAnz. 2
KlemmbretterAnz. 10
TischstifteAnz. 12
Whiteboard
DruckerpapierAnz. 500
OrdnerAnz. 6
DokumentenhüllenAnz. 100
TischkartenAnz. 8
WegweiserAnz. 6

Tipps

Lege zuerst Datum und Programm fest und reserviere anschließend Saal und Workshopleitung. So verschickst du Einladungen erst, wenn Dauer, Ort und Ablauf verbindlich sind.
Öffne das Anmeldeformular früh und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Workshop, damit das Catering angepasst werden kann.
Bereite die Inhalte parallel vor: Arbeitsblätter, Präsentation, Budgetübung und Drehbuch sollten spätestens am Vortag vollständig vorliegen. Fülle die Arbeitsmappen erst, wenn die endgültige Teilnehmerzahl feststeht.
Plane einen Ortstermin und prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam. Ein einzelner fehlender Adapter kann den Präsentationsstart deutlich verzögern.
Kühle die Getränke rechtzeitig und stelle Empfangs-, Präsentations- und Buffet-Tisch sinnvoll auf. Öffne den Saal früh genug, damit Namensschilder, Arbeitsmappen, Flipchart und Timer vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereitliegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Hochzeitsplanungsworkshop organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm, Raum und Workshopleitung. Einladungen und Anmeldung können danach direkt gestartet werden, damit du ausreichend Zeit für Teilnehmerliste, Unterlagen und Catering hast.
Wann sollte man die Einladungen für einen Hochzeitsplanungsworkshop verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Workshop. Lass das Anmeldeformular mindestens 2 bis 3 Wochen geöffnet, damit Rückfragen, Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeitet werden können.
Wann muss die Technik für den Hochzeitsplanungsworkshop geprüft werden?: Prüfe die Technik beim Ortstermin und wieder am Vortag. Teste dabei die Präsentation mit Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofon und Lautsprecher; Ersatzkabel oder ein zweiter Adapter werden oft zu spät eingeplant.
Wie viele Getränke braucht man für einen Hochzeitsplanungsworkshop?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte während des gesamten Workshops verfügbar sein; Kaffee und Tee kalkulierst du zusätzlich nach Dauer und Teilnehmerzahl.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.