Zo organiseer je een huwelijksplanningworkshop
Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je begeleiders, uitnodigingen en catering vast. Open het aanmeldformulier zodra de praktische basis klopt, zodat je dieetwensen en vragen op tijd verzamelt. Werk vervolgens naar een definitief programma met werkbladen, een budgetoefening en een presentatie. In de laatste week controleer je techniek, vul je werkmappen en bereid je naambadges, dranken en het draaiboek voor. Zo voorkom je dat de workshop op de dag zelf vooral uit zoeken en improviseren bestaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaal reserveren
- 3
Workshopbegeleiders bevestigen
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Vragen van deelnemers verzamelen
- 10
Deelnemerslijst bijwerken
- 11
Programma definitief maken
2 personen
- 12
Werkbladen samenstellen
2 personen
- 13
Presentatie voorbereiden
- 14
Leveranciersinformatie selecteren
- 15
Budgetoefening voorbereiden
- 16
Draaiboek afdrukken
- 17
Naambadges voorbereiden
- 18
Catering bestellen
- 19
Techniek en kabels controleren
2 personen
- 20
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Werkmappen vullen
3 personen
- 24
Deelnemers herinneren
- 25
Zaal openen
2 personen
- 26
Tafels opstellen
3 personen
- 27
Stoelen plaatsen
3 personen
- 28
Presentatietafel inrichten
2 personen
- 29
Werkmappen klaarleggen
2 personen
- 30
Naambadges klaarleggen
- 31
Techniek aansluiten
2 personen
- 32
Presentatie testen
2 personen
- 33
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 34
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
- 35
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Event
- 36
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 37
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 38
Naambadges uitdelen
2 personen
- 39
Koffie en thee serveren
2 personen
- 40
Workshopprogramma toelichten
- 41
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
- 42
Huwelijksdoelen bespreken
2 personen
- 43
Budgetopdracht begeleiden
2 personen
- 44
Pauzedranken bijvullen
2 personen
- 45
Pauzesnacks serveren
2 personen
- 46
Locatiekeuze toelichten
- 47
Leverancierskeuze oefenen
2 personen
- 48
Buffet openen
2 personen
- 49
Avondbuffet aanvullen
3 personen
- 50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 51
Tafels afruimen
3 personen
- 52
Draaiboekoefening begeleiden
2 personen
- 53
Ceremonieplanning bespreken
2 personen
- 54
Tijdlijnopdracht begeleiden
2 personen
- 55
Persoonlijke actiepunten noteren
2 personen
- 56
Vragenronde begeleiden
2 personen
- 57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 58
Servies verzamelen
3 personen
- 59
Servies afwassen
2 personen
- 60
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
- 61
Afval verzamelen
2 personen
- 62
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 63
Techniek afkoppelen
2 personen
- 64
Werkbladen overgebleven sorteren
2 personen
- 65
Zaal schoonmaken
3 personen
- 66
Restanten gekoeld opslaan
- 67
Materialen inventariseren
2 personen
- 68
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven boodschappen opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Workshoptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Presentatietafel
- Ontvangsttafel
- Buffettafelaantal 2
- Krukkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 50
- Dessertbordenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Wijnglazenaantal 50
- Koffielepelsaantal 50
- Dinerbesteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- HDMI-adapteraantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze microfoon
- Draagbare speaker
- Flip-overstandaardaantal 2
- Flip-overblokkenaantal 4
- Timersaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Tangenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 8
- Kannenaantal 6
- dienbladenaantal 4
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Menukaartstandaardsaantal 8
- Welkomstbord
- Naamkaartstandaardsaantal 45
- Tafelnummersaantal 8
- Wasknijpersaantal 50
- Kleefstripsaantal 2
Verlichting
- Tafellampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem
- Stoffer en blik
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Werkmappenaantal 45
- Notitieblokkenaantal 45
- Pennenaantal 60
- Potlodenaantal 30
- Gummenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 20
- Kleurstiftenaantal 40
- Post-itsaantal 20
- Naamstickersaantal 50
- Naambadgesaantal 50
- Programmaflyersaantal 50
- Deelnemersformulierenaantal 50
- Budgetwerkbladenaantal 50
- Tijdlijnwerkbladenaantal 50
- Leverancierskaartenaantal 100
- Enveloppenaantal 50
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 10
- Lijmstiftenaantal 10
- Paperclipsaantal 2
- Klembordenaantal 10
- Tafelstiftenaantal 12
- Wisbord
- Printerpapieraantal 500
- Ordnersaantal 6
- Documenthoezenaantal 100
- Tafelkaartjesaantal 8
- Routebordjesaantal 6
Tips
- Reserveer de zaal voordat je het programma definitief maakt. Controleer bij een locatiebezoek waar de workshoptafels, ontvangsttafel, buffettafel en presentatietafel komen te staan en hoeveel stoelen daar werkelijk passen.
- Plan de inschrijfdeadline minimaal 7 dagen vóór de workshop. Dan heb je tijd om aanmeldingen te verwerken, dieetwensen te bundelen, deelnemersvragen te selecteren en de deelnemerslijst bij te werken.
- Test de presentatie minstens één werkdag vooraf met de eigen laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel en HDMI-adapter. Leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende adapter merk je anders pas bij de start.
- Maak voor iedere deelnemer een werkmap met werkbladen, de budgetoefening en het programma. Leg naambadges en pennen bij de ontvangsttafel, zodat de registratie niet ophoudt zodra meerdere deelnemers tegelijk binnenkomen.
- Koel de dranken op de avond ervoor en zet koffie- en waterpunten vóór opening klaar. Reken bij een workshop van 3 uur op minstens 2 koffiemomenten en controleer vooraf of de waterkokers en het koffiezetapparaat op veilige aansluitingen staan.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een huwelijksplanningworkshop?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de workshop. Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen vooraf, zodat je aantallen, dieetwensen en werkmappen kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een huwelijksplanningworkshop voor te bereiden?
- Plan minimaal 4 weken voor een kleine workshop en begin eerder als begeleiders of locatie nog niet vaststaan. Reserveer in de laatste week een apart moment voor techniek, werkmappen, catering en het draaiboek.
- Wat moet je testen voor een huwelijksplanningworkshop?
- Test uiterlijk 1 werkdag vooraf de laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, HDMI-adapter, microfoon en speaker. Controleer ook de flip-over en timers en neem een reserveverlengkabel mee als de zaalindeling nog kan wijzigen.
- Hoeveel drinken heb je nodig voor een huwelijksplanningworkshop?
- Zet per deelnemer per workshopuur minimaal 0,5 liter water klaar en plan daarnaast 2 koffiemomenten bij een programma van ongeveer 3 uur. Koel frisdrank en eventueel wijn uiterlijk de avond ervoor, zodat je op de dag zelf alleen hoeft uit te serveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!