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Checkliste für die Hochzeitsplanungsworkshop-Organisation

Ein Hochzeitsplanungsworkshop braucht mehr als einen reservierten Raum und ein fertiges Programm. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Arbeitsmappen, Präsentationstechnik und Verpflegung bis ins Detail. Beginne mit Datum, Ablauf und Veranstaltungsort und arbeite dich anschließend durch Einladungen, Inhalte und Teilnehmerkommunikation. Kurz vor dem Termin entscheidet ein Ortstermin, ob Beamer, Mikrofon, Kabel, Tische und Sitzplätze tatsächlich funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Workshopleiter bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen von Teilnehmern sammeln

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Arbeitsblätter zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Lieferanteninformationen auswählen

  • Budgetübung vorbereiten

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Catering bestellen

  • Technik und Kabel prüfen

    2 Personen

  • Ortstermin durchführen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Arbeitsmappen füllen

    3 Personen

  • Teilnehmer erinnern

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Arbeitsmappen bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Workshop-Programm erläutern

  • Kennenlernrunde moderieren

    2 Personen

  • Hochzeitsziele besprechen

    2 Personen

  • Budgetaufgabe begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Standortwahl erläutern

  • Lieferantenauswahl üben

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Ablaufplan-Übung begleiten

    2 Personen

  • Zeremonieplanung besprechen

    2 Personen

  • Timeline-Aufgabe begleiten

    2 Personen

  • Persönliche Aufgaben notieren

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Arbeitsblätter sortieren

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Reste gekühlt lagern

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • WorkshoptischeAnz. 8
  • StühleAnz. 45
  • Präsentationstisch
  • Empfangstisch
  • Buffet-TischAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 50
  • DesserttellerAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeelöffelAnz. 50
  • Abendbesteck-SetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierbesteckAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • HDMI-AdapterAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Kabelloses Mikrofon
  • Tragbarer Lautsprecher
  • FlipchartständerAnz. 2
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • TimerAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KannenAnz. 6
  • TablettsAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • MenükartenständerAnz. 8
  • Willkommensschild
  • NamenskartenständerAnz. 45
  • TischnummernAnz. 8
  • WäscheklammernAnz. 50
  • KlebestreifenAnz. 2

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Besen
  • Handfeger und Kehrblech

Catering

  • Einkäufe

Papierwaren

  • ArbeitsmappenAnz. 45
  • NotizblöckeAnz. 45
  • StifteAnz. 60
  • BleistifteAnz. 30
  • RadiergummisAnz. 30
  • MarkerAnz. 20
  • BuntstifteAnz. 40
  • Post-itsAnz. 20
  • NamensaufkleberAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 50
  • ProgrammflyerAnz. 50
  • TeilnehmerformulareAnz. 50
  • Budget-ArbeitsblätterAnz. 50
  • Zeitstrahl-ArbeitsblätterAnz. 50
  • LieferantenkartenAnz. 100
  • UmschlägeAnz. 50
  • KlebebandAnz. 6
  • ScherenAnz. 10
  • KlebestifteAnz. 10
  • BüroklammernAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 10
  • TischstifteAnz. 12
  • Whiteboard
  • DruckerpapierAnz. 500
  • OrdnerAnz. 6
  • DokumentenhüllenAnz. 100
  • TischkartenAnz. 8
  • WegweiserAnz. 6

Tipps

  • Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere den Saal anschließend verbindlich. Bestätige die Workshopleitung, bevor du Einladungen verschickst, damit Ablauf und Verantwortlichkeiten feststehen.
  • Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Workshop, damit das Catering angepasst werden kann.
  • Finalisiere Arbeitsblätter, Präsentation und Budgetübung nicht erst am Vorabend. Drucke Drehbuch und Unterlagen einige Tage vorher und fülle die Arbeitsmappen vor dem Aufbau.
  • Plane einen Ortstermin mindestens 7 Tage vor Beginn ein. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und die Position der Flipcharts.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig und öffne den Saal früh genug für den Aufbau. Stelle Empfangs-, Präsentations- und Buffettisch bereit und lege Namensschilder vor Beginn am Empfang aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Hochzeitsplanungsworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Workshop verschickt werden, damit Anmeldungen und Rückfragen rechtzeitig eingehen.
Wann müssen die Einladungen für einen Hochzeitsplanungsworkshop verschickt werden?
Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Catering feststehen.
Wann sollte man die Technik für den Workshop prüfen?
Führe den Ortstermin mindestens 7 Tage vorher durch und teste jedes Gerät vor Ort. Kontrolliere besonders Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Verbindung, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Hochzeitsplanungsworkshops?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Technik, Arbeitsmappen und Namensschilder ein. Öffne den Saal so, dass vor dem Eintreffen der Teilnehmenden noch Zeit für einen vollständigen Funktionstest bleibt.

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