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Hochzeits-Tanzparty organisieren: die Checkliste

Eine Hochzeits-Tanzparty braucht mehr als eine gute Playlist. Kläre zuerst Gästeliste, Rückmeldungen und Location, danach Musik, Mobiliar, Essen und Getränke. Spätestens am Vortag sollten haltbare Lebensmittel bereitstehen, frische Produkte gekühlt und Getränke kalt gestellt sein. Am Veranstaltungstag bleiben dann Aufbau, Kaffeestation, Buffet und eine freie Tanzfläche. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Location bestätigen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Musikanlage organisieren

  • Playlist zusammenstellen

    2 Personen

  • Eröffnungstanz auswählen

    2 Personen

  • Eröffnungstanz üben

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Lebensmittel lagern

    2 Personen

  • Frische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dessert bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkestation aufbauen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Besteck auslegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    3 Personen

  • Licht anschließen

    2 Personen

  • Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Gerichte für Sonderkost kennzeichnen

    2 Personen

  • Willkommensgetränk bereitstellen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Geschenketisch betreuen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutzte Teller einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Eröffnungstanz ankündigen

  • Eröffnungstanz abspielen

  • Tanzmusik bereitstellen

  • Tanzfläche kontrollieren

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Musik ausschalten

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Tische abwischen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle stapeln

    3 Personen

  • Tische zusammenklappen

    3 Personen

  • Boden reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • Geschenketisch
  • HockerAnz. 6
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • KaffeetassenAnz. 70
  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • ChampagnergläserAnz. 70
  • KaffeelöffelAnz. 75
  • DinnermesserAnz. 75
  • EsstischgabelnAnz. 75
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 5
  • KorkenzieherAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 5

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 5
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadegeräteAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • StoffserviettenAnz. 75
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • KerzenhalterAnz. 16
  • StumpenkerzenAnz. 32
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • SeilAnz. 2
  • Willkommensschild
  • TischkartenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • FotorahmenAnz. 8
  • Geschenkkartenbox

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vorher ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Buffet, Dessert und Getränke passend geplant werden können.
  • Bestätige Location, Tische, Stühle und Musikanlage mindestens 14 Tage vor der Feier. So bleibt Zeit, fehlendes Mobiliar oder eine alternative Musiklösung zu organisieren.
  • Plane die Musik nicht erst am Veranstaltungstag: Stelle die Playlist 3 bis 5 Tage vorher zusammen und übe den Eröffnungstanz mindestens zweimal in voller Länge.
  • Kühle Getränke spätestens am Vorabend. Stelle Wasserkannen, Getränkespender, Kühlboxen sowie Korkenzieher und Flaschenöffner gemeinsam an den Getränkebereich, damit niemand danach suchen muss.
  • Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn. Rechne zuerst mit dem Aufbau von Tischen und Stühlen, richte anschließend Buffet und Kaffeestation ein und räume zum Schluss die Tanzfläche vollständig frei.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die Hochzeits-Tanzparty organisieren?
Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Location. In den letzten 14 Tagen bestätigst du Mobiliar, Musik und Lieferungen; die finalen Einkäufe erledigst du 1 bis 2 Tage vorher.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Hochzeits-Tanzparty?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich jederzeit Wasser ein und kühle die Getränke spätestens am Vorabend.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau der Hochzeits-Tanzparty?
Plane mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. Tische, Stühle, Buffet, Kaffeestation und Getränkebereich brauchen meist mehr Zeit als erwartet; die Tanzfläche sollte erst am Ende freigeräumt werden.
Wann soll ich den Eröffnungstanz üben?
Wähle das Lied spätestens 2 Wochen vorher aus und übe den Tanz mindestens zweimal in voller Länge. Teste 3 bis 5 Tage vorher zusätzlich, ob die Playlist und die Musikanlage zuverlässig funktionieren.

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