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High Tea organisieren: die Checkliste für Vorbereitung und Ablauf

Ein High Tea wirkt entspannt, braucht aber eine genaue Vorbereitung. Du musst nicht nur Tee, Kaffee und Gebäck planen, sondern auch Sitzplätze, Geschirr, Ernährungswünsche und den Ablauf am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Empfang der Gäste. Plane die haltbaren Einkäufe früh und erledige frische Zutaten, Kuchen, Sandwiches und Obst erst kurz vor dem Termin.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Menü und Portionen festlegen

    2 Personen

  • Geschirr und Tische reservieren

  • Anmeldungen bestätigen

  • Diätetiketten vorbereiten

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Kuchen und Torten vorbereiten

    3 Personen

  • Sandwiches vorbereiten

    3 Personen

  • Obst waschen und schneiden

    2 Personen

  • Kräuterkäse und Belag bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teestation einrichten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische mit Tischwäsche eindecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Gerichte und Beschriftungen ausstellen

    3 Personen

  • Location und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Tee und Kaffee servieren

    3 Personen

  • Herzhafte Häppchen servieren

    3 Personen

  • Süße Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • ServierwagenAnz. 2

Geschirr

  • TeetassenAnz. 36
  • TeetellerAnz. 36
  • KaffeetassenAnz. 36
  • KaffeeuntertassenAnz. 36
  • Große TellerAnz. 36
  • Kleine TellerAnz. 36
  • GebäckgabelnAnz. 36
  • TeelöffelAnz. 36
  • KuchmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • TeekannenAnz. 6
  • MilchkännchenAnz. 6
  • ZuckerschalenAnz. 6
  • WassergläserAnz. 36

Dekoration

  • TischläuferAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 36
  • SpeisekartenAnz. 6
  • GirlandenAnz. 4

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3

Reinigung

  • SpülwanneAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • Besen und Kehrblech
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location und das benötigte Mobiliar möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei, wie viele Tische, Stühle und Servierwagen verfügbar sind und wann du aufbauen darfst.
  • Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Frage dabei direkt nach Allergien, Unverträglichkeiten und anderen Ernährungswünschen.
  • Plane pro Person mindestens eine Teetasse, einen Teeteller, einen kleinen Teller, eine Gebäckgabel, einen Teelöffel und ein Wasserglas ein. Bei empfindlichem Geschirr sind 5 bis 10 Prozent Reserve sinnvoll.
  • Bereite haltbare Lebensmittel einige Tage vorher vor, aber kaufe frische Zutaten erst 1 bis 2 Tage vor dem High Tea. Kuchen, Sandwiches und geschnittenes Obst sollten am Veranstaltungstag fertiggestellt oder angerichtet werden.
  • Beginne den Aufbau etwa 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle Kaffee- und Teestation, Speisenbeschriftungen und kalte Getränke spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit, damit du Zeit für letzte Kontrollen hast.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen High Tea organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, dem Datum und der Gästeliste. Einladungen verschickst du etwa 4 Wochen vor dem Termin; die Rückmeldungen sollten 10 bis 14 Tage vorher vorliegen.
Wie viele Speisen braucht man pro Person beim High Tea?
Plane pro Person ungefähr 3 bis 4 kleine herzhafte Häppchen, 2 bis 3 süße Stücke und eine Portion Obst ein. Bei einer Dauer von rund 2 bis 3 Stunden solltest du zusätzlich mehrere Teesorten und Wasser anbieten.
Wie viel Geschirr braucht man für einen High Tea?
Rechne pro Gast mit mindestens einer Teetasse, einem Teeteller, einem kleinen Teller, einer Gebäckgabel, einem Teelöffel und einem Wasserglas. Ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve, besonders wenn nicht zwischendurch gespült werden kann.
Wann sollte man Sandwiches und Kuchen für den High Tea vorbereiten?
Kuchen und Torten kannst du je nach Rezept am Vortag vorbereiten. Sandwiches bereitest du am besten am Veranstaltungstag oder höchstens 4 bis 6 Stunden vorher zu und bewahrst sie bis zum Anrichten kühl auf.

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