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Grundsteinlegung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Grundsteinlegung wirkt kurz, braucht aber mehrere getrennte Abläufe: Gäste anmelden, Reden und Zeremonie vorbereiten, Baustelle sichern und Catering koordinieren. Beginne mit Datum und Ort, danach folgen Einladungen, Programm und Lieferungen. In der letzten Woche prüfst du Material, Technik und Wetter. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein freier Laufweg, gut sichtbare Namensschilder und ein klar abgesperrter Zeremoniebereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkplätze reservieren

  • Catering-Lieferung bestätigen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Referenten und Gäste bestätigen

  • Reden sammeln

  • Zeremonieskript ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Kelle und Stein vorbereiten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort der Zeremonie absperren

    2 Personen

  • Laufweg freimachen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Audioausrüstung testen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Stein und Mörtel bereitstellen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Reden begleiten

    2 Personen

  • Grundstein enthüllen

    3 Personen

  • Erster Spatenstich

    3 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abdecken

    2 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Audioausrüstung aufräumen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Beschädigte Materialien melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 4
  • Tuch für TischAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierplattenAnz. 8

Dekoration

  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • FahnenAnz. 10
  • Willkommensschild
  • Programmstandard
  • NamensschilderAnz. 70
  • TischnummernAnz. 6

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • AußenlampenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6
  • TeekannenAnz. 2

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 12
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset

Zeremonie

  • Gedenkstein
  • KellenAnz. 3
  • ArbeitshandschuheAnz. 6
  • SicherheitshelmeAnz. 6
  • SicherheitswestenAnz. 6
  • Mörtelkübel
  • MaurerkelleAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 2

Catering

  • Kaffeeurne
  • AbfallbehälterAnz. 4
  • KühltaschenAnz. 6
  • IsoliercontainerAnz. 3
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Programm spätestens 14 Tage vorher fest und bestätige Referenten sowie Gäste schriftlich. Sammle die Reden früh genug, damit das Zeremonieskript vor dem Einsatz ausgedruckt werden kann.
  • Plane die Baustellensicherheit als eigenen Aufbaupunkt ein: Zeremoniebereich absperren, Laufweg freimachen und Tische sowie Stühle erst danach aufstellen. So geraten Gäste nicht in den Arbeitsbereich.
  • Prüfe mindestens 48 Stunden vorher die Wettervorhersage und entscheide, wo Partyzelte, Außenlampen und LED-Lichterketten eingesetzt werden. Verlängerungskabel sollten so liegen, dass niemand darüber stolpert.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste und gib die finale Personenzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Getränke gehören vor Beginn in Kühlboxen; Thermoskannen und Kaffeemaschinen sollten am Aufbauort bereitstehen.
  • Bereite Kelle und Stein, Namensschilder, Anmeldeliste und Willkommensschild am Vortag gemeinsam vor. Prüfe außerdem Funkmikrofone, Lautsprecher und Mikrofonständer, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Grundsteinlegung einladen?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder angepasst werden können.
Was muss man eine Woche vor der Grundsteinlegung erledigen?
Bestätige Programm, Redner, Gäste, Catering-Lieferung und Parkplätze. Prüfe außerdem Materialien, Technik, Zeremonieskript und die Wetterplanung, damit am Vortag nur noch Aufbau und letzte Einkäufe bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Grundsteinlegung?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Dekoration und Technik ein. Die Absperrung des Zeremoniebereichs und der freie Laufweg sollten vor dem Eintreffen der Gäste abschließend kontrolliert werden.
Was braucht man für die Zeremonie einer Grundsteinlegung?
Bereite Kelle und Stein, ein ausgedrucktes Zeremonieskript, Reden sowie Mikrofon und Lautsprecher vor. Lege diese Dinge spätestens am Vortag an einem eindeutig markierten Platz bereit und teste die Tonanlage noch einmal vor Beginn.

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